Abonelik mi lisans mı: büro yazılımının uzun vadeli maliyeti
Aylık ücret küçük görünür
Büro yazılımı seçerken çoğu avukatın baktığı ilk rakam aylık ücrettir. Abonelik mi lisans mı sorusu da genellikle orada kapanır: aylık ücret küçük, tek seferlik lisans bedeli büyük görünür, karar aboneliğe gider. Oysa yazılım bir kez kurulup yıllarca kullanılan bir araçtır. Dava dosyaları, süreler, müvekkil kayıtları ona girer ve oradan çıkmak kolay olmaz. Bu yüzden asıl soru "bu ay ne ödüyorum" değil, "bu yazılımı kullandığım süre boyunca toplamda ne ödeyeceğim" sorusudur.
Bu yazıda iki modeli aynı terazide tartmanın basit bir yolunu anlatıyoruz. Fiyat vermiyoruz; her büronun kullanıcı sayısı, aldığı teklif ve ihtiyacı farklı. Onun yerine kendi tekliflerinizi koyabileceğiniz bir hesap kalıbı veriyoruz.
İki modelin farkı
Abonelikte yazılımı kiralarsınız. Ödeme durduğunda erişim de durur. Ücret genellikle kullanıcı başına ve aylık ya da yıllık hesaplanır. Sunucu, güncelleme ve teknik bakım çoğunlukla bu ücretin içindedir.
Lisansta yazılımın kullanım hakkını bir kez satın alırsınız. Ödemeyi bıraktığınızda yazılım çalışmaya devam eder. Buna karşılık yazılımın çalışacağı sunucu, bakım ve bazen güncellemeler ayrı kalemdir. Teklifi okurken "ömürlük" kelimesinin neyi kapsadığını mutlaka sorun: yalnızca o günkü sürümü mü, yoksa sonraki güncellemeleri de mi?
İkisi de meşru modeldir. Hangisinin ucuz olduğu, kaç yıl ve kaç kişiyle kullanacağınıza bağlıdır.
Basit hesap: toplam sahip olma maliyeti
Kâğıda iki satır yazın.
Abonelik toplamı = kullanıcı başına aylık ücret × kullanıcı sayısı × 12 × yıl sayısı
Lisans toplamı = tek ödeme + kurulum + (yıllık sunucu ve bakım gideri × yıl sayısı)
Şimdi tamamen varsayımsal, yuvarlak sayılarla deneyelim. Para birimi yerine "birim" diyoruz ki sayılar bir fiyat gibi okunmasın; bunlar hiçbir ürünün gerçek fiyatı değil.
- Abonelik: kullanıcı başına ayda 10 birim. Büroda 4 kişi var. Yılda 10 × 4 × 12 = 480 birim.
- Lisans: tek ödeme 1.500 birim, kurulum 100 birim. Sunucu ve bakım için yılda 150 birim.
Yıllara göre toplam şöyle çıkar:
| Yıl | Abonelik | Lisans | |---|---|---| | 1 | 480 | 1.750 | | 3 | 1.440 | 2.050 | | 5 | 2.400 | 2.350 | | 8 | 3.840 | 2.800 |
Bu örnekte ilk yıllarda abonelik açık ara ucuz. Beşinci yılın sonunda iki model neredeyse başa baş geliyor, ondan sonra fark lisans lehine her yıl biraz daha açılıyor.
Başa baş noktasını formülle de bulabilirsiniz:
Başa baş yılı = (tek ödeme + kurulum) ÷ (yıllık abonelik − yıllık sunucu ve bakım gideri)
Örnekte 1.600 ÷ (480 − 150) yaklaşık 4,8 yıl ediyor. Hukuk bürosu yazılımı birkaç ay için alınmaz; dosyalar yıllarca sürer, arşiv daha da uzun yaşar. Kendi rakamlarınızla bu hesabı yaptığınızda başa baş yılı, büroyu o yazılımla yönetmeyi düşündüğünüz süreden kısaysa lisans, uzunsa abonelik daha mantıklı demektir.
Tabloya girmeyen kalemler
Yukarıdaki tablo sabit fiyat varsayar. Gerçekte iki tarafta da hesaba sonradan eklenen kalemler var.
Abonelikte:
- Fiyat artışı. Aylık ücret yıllarca sabit kalmaz. Sözleşmede artışın nasıl belirlendiğine bakın. Tabloyu her yıl bir miktar artışla yeniden kurduğunuzda başa baş noktası öne gelir.
- Kullanıcı sayısı. Stajyer, yeni avukat, sekreter. Her yeni kişi aylık faturaya eklenir. Lisansta da ödemenin kullanıcı başına mı, büro başına mı olduğunu sorun; bu fark tabloyu tamamen değiştirebilir.
- Paket farkı. Temel pakette olmayan bir özellik için üst pakete geçmek gerekebilir.
- Çıkış. Aboneliği bıraktığınızda verileriniz ne olur? Hangi biçimde, ne kadar sürede teslim edilir? Bu sorunun cevabı belirsizse, bırakmanın da bir maliyeti vardır ve o maliyet çoğu zaman sizi bırakmaktan vazgeçirir.
Lisansta:
- Sunucu. Yazılım bir yerde çalışmak zorunda: büronun kendi sunucusu, kiralık bir sunucu ya da yazılım firmasının barındırma hizmeti. Bu kalem tabloya mutlaka girmeli.
- Bakım ve güncelleme. Lisans tek ödemeyse bile yıllar içinde işletim sistemi değişir, güvenlik güncellemesi gelir. Bunu kimin yaptığını ve ücretli olup olmadığını önceden öğrenin.
- Teknik sorumluluk. Sunucu sizdeyse, bir sorun çıktığında ilk aranacak kişi kim? Büroda bilgisayardan anlayan biri yoksa bu iş için bir destek anlaşması gerekir ve o da yıllık gidere eklenir.
Avukat için ek bir ölçüt: veri nerede duruyor
Maliyetin dışında hukuk bürosuna özgü bir konu daha var. Dava dosyaları ve müvekkil bilgileri meslek sırrıdır. Abonelik modelinde veriler çoğunlukla yazılım firmasının sunucusunda durur. Lisans modelinde veri büronun kendi sunucusunda tutulabilir.
Bu, birinin diğerinden kesinlikle güvenli olduğu anlamına gelmez. İyi yönetilen bir bulut hizmeti, ihmal edilmiş bir büro sunucusundan daha güvenli olabilir. Ama sorulacak sorular farklıdır. Abonelikte "verim kimin elinde, nerede, kim erişebiliyor" diye sorarsınız; kendi sunucunuzda ise "bu sunucuyu kim koruyor, kim güncelliyor". Hangi modeli seçerseniz seçin, bu soruların cevabı yazılı olmalı.
Muhasebe tarafı
Tek ödemeli lisans ile aylık aboneliğin defterde nasıl izleneceği, doğrudan gider mi yoksa yıllara yayılan bir kalem mi sayılacağı büronun vergi durumuna göre değişebilir. Bu konuda genel bir kural vermiyoruz; karar vermeden önce mali müşavirinize iki teklifi birlikte gösterin.
Nakit akışı da ayrı bir konu. Toplamda daha pahalı olsa bile aylık ödeme bazı bürolara daha rahat gelir, çünkü kasadan bir anda büyük bir para çıkmaz. Bazı bürolar ise tek seferde ödeyip yıllarca o kalemi düşünmemeyi tercih eder. Bunu tablo değil, büronun kendi mali durumu belirler.
Teklif alırken sorulacaklar
İki modeli karşılaştırırken her firmaya aynı soruları sorun, cevapları yan yana yazın:
- Ücret kullanıcı başına mı, büro başına mı?
- Abonelikte fiyat artışı nasıl belirleniyor?
- Lisansta "ömürlük" neyi kapsıyor, güncellemeler dahil mi?
- Sunucu ve barındırma kimde, ücreti ayrı mı?
- Teknik destek nasıl veriliyor, ücretli mi?
- Sözleşme bittiğinde ya da firmayı değiştirdiğinizde veriniz hangi biçimde size teslim ediliyor?
- Veri fiziksel olarak nerede duruyor, kim erişebiliyor?
Bu yedi sorunun cevabıyla yukarıdaki formülü doldurduğunuzda elinizde, yazılımın kaç yılda size neye mal olacağını gösteren gerçek bir tablo olur. Satış görüşmesinde söylenen aylık rakamdan çok daha fazlasını anlatır.
Bizim geliştirdiğimiz Adliom lisans modelini tercih eden bürolar içindir: ömürlük lisansla tek ödeme yapılır ve yazılım büronun kendi sunucusunda çalışır. Dava dosyası, duruşma takvimi, süre takibi ve müvekkil geçmişi aynı yerde durur. Kendi rakamlarınızla hangi modelin büronuza uyduğunu konuşmak isterseniz iletişim sayfamızdan yazabilirsiniz.