Adisyon ve sipariş akışı: masadan mutfağa kayıpsız sipariş
Öğlen servisi sakin geçer, sorun akşam başlar. On iki masa aynı anda doluyken garson üç siparişi aklında tutup mutfağa yürür, yolda bir masa onu çağırır, dördüncü sipariş de eklenir. Adisyon, ister kâğıtta ister ekranda olsun, tam da bu yürüyüş sırasında kaybolan siparişi kurtarmak için var. Bu yazı, masadan mutfağa giden sipariş akışında kaybın nerede olduğunu ve hangi basit kuralların onu kapattığını anlatıyor.
Sipariş nerede kayboluyor
Kayıp çoğu zaman tek bir büyük hata değildir. Küçük ve her akşam tekrarlayan aksaklıklardır:
- Akılda tutulan sipariş. "İki çay, bir tost, bir de su" diye yazılmadan mutfağa söylenen sipariş. Garson yoğun anda suyu unutur, masa ikinci kez ister, kasada su hiç yazılmamıştır.
- Okunmayan el yazısı. Fiş aceleyle yazılır, mutfak ne yazdığını tahmin eder. Kısaltmalar kişiden kişiye değişir.
- Sonradan eklenen. Masa önce ana yemeği söyler, on dakika sonra tatlıyı. Ek sipariş ayrı bir kâğıda yazılır, ilk fişle birleşmez.
- Masa değişikliği. Müşteri içeriden bahçeye, gölgeden güneşe geçer. Adisyon eski masada kalır, hesap başka masaya kesilir.
- İkram ve iptal. Bir masaya tatlı ikram edilir, iade edilen yemek iptal edilir. Bunlar yazılmazsa akşam kasa ile mutfak arasındaki fark açıklanamaz.
Bu aksaklıkların hepsi müşteriye iki biçimde döner: gelmeyen yemek ya da yanlış hesap. İkisi de masada tatsız bir konuşma demektir.
Kural bir: söylenen değil, yazılan sipariş
İlk ve en önemli kural basit: mutfak, yazılı olmayan siparişi yapmaz. Kulağa sert gelir ama işi kurtaran budur. Sözlü sipariş en hızlısı gibi görünür; yoğun saatte en yavaşı odur, çünkü bir kısmı geri döner.
Yazılı sipariş kâğıt adisyon da olabilir, tablet de. Önemli olan her siparişin bir izi olması: hangi masa, ne, kaç adet, hangi notla, kim aldı, saat kaç. El terminali ya da tablet kullanılan yerlerde bu bilgiler kendiliğinden kayda düşer. Kâğıtla çalışan yerde ise karbonlu adisyon defteri hâlâ işe yarar: üst nüsha mutfağa gider, alt nüsha kasada kalır. Aynı sipariş iki yerde aynı yazıyla durur.
Kural iki: herkes aynı dili konuşsun
Mutfakla salonun kısaltmaları uyuşmuyorsa adisyon ne kadar düzgün yazılsa da yanlış okunur. Bunun çaresi ortak bir ürün listesidir. Menüdeki her ürün mutfakta da salonda da aynı adla anılmalı, aynı kısaltmayla yazılmalı. Bir kere karar verin, listeyi pas tezgâhının yanına asın.
Aynı şey notlar için de geçerli. "Az pişmiş", "soğansız", "acısız", "ayrı tabakta" gibi notlar en çok sorun çıkan yerdir. Sık gelen notları sabitleyin. Elektronik sistem kullanıyorsanız bunlar seçilebilir düğme olsun, serbest metin olmasın; serbest metin yazan garson acele ettiğinde notu atlar ya da kısaltır.
Yeni başlayan garsonun ilk gününde bu listeyi elinde tutması, haftalarca süren deneme yanılmadan daha ucuzdur.
Kural üç: masa numarası değişmez
Masaların numarası açıkça yazılmalı ve sezon boyunca değişmemeli. Bahçeye sezonluk masa ekleniyorsa onlara da kalıcı numara verin; "kapı yanındaki masa" gibi tarifler adisyona girmesin. Beach club gibi şezlong ile masanın karıştığı yerlerde şezlong numarası ile masa numarası ayrı ve belli bir düzende olmalı. Garson hangi numarayı yazacağını düşünmek zorunda kalmamalı.
Masa taşındığında adisyon da taşınmalı. Bunu tek kişinin işi yapın: müşteriyi yeni masaya kim oturtuyorsa adisyonu da o taşır. Elektronik sistemde bu bir "masa aktar" işlemidir. Kâğıtta ise fişin üzerine eski ve yeni numarayı yazıp kasaya haber vermek yeter. Kayıt düşülmeyen taşıma, akşam hesabı karışmış bir masa demektir.
Kural dört: ek sipariş, iptal ve ikram da kayda girer
Sonradan eklenen sipariş ilk adisyona bağlanmalı. Kâğıtta bunun yolu aynı fiş numarasını ek kâğıda da yazmaktır. Elektronik sistemde ek sipariş aynı masa hesabına düşer, mutfağa yeni bir fiş olarak gider.
İptal ve ikram en çok ihmal edilen kısımdır. Yapılmış ama müşteriye gitmemiş yemek, ikram edilen tatlı, yere düşüp yeniden yapılan tabak; bunların hepsi mutfaktan çıkan ama hesaba girmeyen kalemlerdir. Yazılmazlarsa ay sonunda malzeme ile satış arasındaki fark açıklanamaz. Kimin iptal edip kimin ikram verebileceğini de baştan belirleyin. Bu yetki herkeste olursa kontrol kimsede olmaz. Konuyu personel yetkilendirmesi ve "kim ne yaptı" kaydı yazımızda daha geniş anlattık.
Kural beş: mutfaktan dönüş de akışın parçası
Sipariş mutfağa ulaştı, iş bitmedi. Garsonun siparişin hazır olduğunu öğrenmesi ve tabağı doğru masaya götürmesi de akışın parçası. Hazır tabak tezgâhta beklerken garson başka masadadır, yemek soğur. Hazır tabağın yanında adisyon fişinin bir parçası durursa, tezgâha gelen herhangi bir garson hangi masaya gideceğini bilir.
Bir masanın tabaklarının aynı anda çıkması da bu dönüşün işi. Dört kişilik masada üç tabak gelip dördüncüsü gecikiyorsa, mutfak siparişi masa olarak değil tabak tabak görüyordur. Fişte masa numarası ve kişi sayısı açıkça yazıyorsa mutfak çıkışı buna göre planlar.
Kâğıt mı ekran mı
Kâğıt adisyon kötü değildir. Az masalı, aynı ekiple yıllardır çalışan bir yerde iyi kurulmuş kâğıt düzeni sorunsuz işler. Ekran ya da el terminali şu durumlarda fark yaratır: masa sayısı arttığında, personel sık değiştiğinde, birden fazla hazırlık noktası olduğunda (mutfak, bar, ızgara ayrı ayrı) ve işletme sahibi akşamları orada olmadığında. Ekran, siparişin kimden çıkıp nereye gittiğini kendiliğinden kaydeder; kâğıt bunu ancak dikkatli tutulursa yapar.
Ekrana geçmeden önce yukarıdaki kuralları kâğıtta oturtmak işinizi kolaylaştırır. Kuralsız bir düzeni ekrana taşırsanız aynı karmaşa daha hızlı akar. Hazır bir adisyon programı seçerken de yazdığınız kurallara uyup uymadığına bakın: ortak ürün listesi, sabit notlar, masa aktarma, ikram ve iptal yetkisi. Satıcıya bu dört şeyi tek tek gösterttirin.
Kullandığınız adisyon programı menünüzle ya da sanal POS'unuzla konuşmuyorsa, aradaki köprü özel yazılım ve entegrasyon işidir. IEF Software olarak hizmetlerimiz arasında restoranlar için QR menü ile API ve entegrasyon işleri var. Adisyon programı satmıyoruz; mevcut parçalarınızı birbirine bağlamakta yardımcı olabiliriz.
Nereden başlamalı
Bu hafta yazılıma dokunmadan yapabileceğiniz işler:
- Bir akşam servisini baştan sona izleyin. Kaybolan, yanlış giden ya da iki kere sorulan her siparişi bir kâğıda not edin. Akışın nerede koptuğunu göreceksiniz.
- Menüdeki ürünlerin mutfak ve salon için ortak adlarını ve kısaltmalarını yazıp asın.
- Sık gelen notları kısa bir listeyle sınırlayın.
- Bütün masalara kalıcı numara verin, bahçe ve şezlonglar dahil.
- İkram ve iptal yetkisini kime verdiğinizi yazın ve her birinin kaydını isteyin.
- "Yazılı olmayan sipariş yapılmaz" kuralını mutfak şefiyle birlikte, servis öncesinde ilan edin.
Bu altı madde için program satın almanız gerekmiyor. Program geldiğinde de aynı kurallar işin temeli olmaya devam edecek.