Beach club şezlong ve loca rezervasyonunda kapora nasıl kurulur

Kapora olmadan şezlong satmak

Beach club işletmesinde şezlong rezervasyonu otel odasına benzer: o gün o şezlong boş kaldıysa, o günün geliri bir daha geri gelmez. Ertesi gün aynı şezlongu iki kere satamazsınız. Bu yüzden yaz ortasında bir cumartesi sabahı, ön sıradaki şezlongların yarısının "geleceğiz" diyen ama gelmeyen müşterilere ayrıldığını görmek, işletmeciyi en çok yoran şeylerden biridir.

Kapora bu sorunun en doğrudan çaresi. Ama kaporayı yanlış kurmak da ayrı bir sorun yaratır: iade tartışmaları, hava bozunca çıkan kavgalar, "ben ödedim, şezlongum nerede" diyen müşteriler. Bu yazıda şezlong ve loca rezervasyonunda kaporanın nasıl kurulacağını, hangi kuralların baştan yazılması gerektiğini konuşuyoruz.

Şezlong, loca ve günlük giriş aynı şey değil

Önce sattığınız şeyleri ayırın. Çoğu beach club'da üç farklı ürün vardır ve her birinin kapora mantığı farklıdır.

Standart şezlong. Adedi çok, fiyatı görece düşük, müşterisi çoğunlukla iki üç kişi. Burada kapora genelde şezlong ücretinin bir kısmı ya da tamamıdır.

Ön sıra ya da özel konum. Denize en yakın sıra, gölgeli köşe, iskele başı. Talep hep fazla, adet hep az. Kaporanın asıl gerekli olduğu yer burasıdır.

Loca ya da cabana. Kalabalık grup, yüksek tutar, çoğu zaman minimum harcama şartı. Bir loca gelmediğinde boşa giden şey bir şezlong değil, belki günün en büyük hesabıdır.

Bu üçünü tek kuralla yönetmeye çalışmak, ya standart şezlongda müşteriyi kaçırır ya da locada işletmeyi zarara sokar. Her birine ayrı kural yazın.

Kapora ne kadar olmalı

Burada size bir oran vermeyeceğiz, çünkü doğru tutar bölgeye, fiyatınıza ve müşterinize göre değişir. Ama şu soruları sorarak karar verebilirsiniz:

• Bu şezlong ya da loca gelmeyen müşteri yüzünden boş kalırsa ne kaybediyorum?
• Aynı yeri kapıdan gelen birine verme şansım ne kadar? Hafta içi yüksek, cumartesi düşük olabilir.
• Kapora tutarı müşterinin "boş ver, gitmesem de olur" diyeceği kadar küçük mü?

Pratikte çoğu işletme şu yolu seçer: standart şezlongda ücretin tamamını peşin alır, girişte hesaptan düşer. Locada ise minimum harcamanın bir kısmını kapora olarak alır. Peşin alınan tutarın günün sonunda hesaba sayılması, müşteriye "fazladan ödüyorum" hissi vermez; sadece önceden ödemiş olur.

Minimum harcama nasıl anlatılır

Loca rezervasyonunda en sık çıkan tartışma minimum harcamadır. Müşteri locayı ayırtır, gün sonunda harcaması minimumun altında kalır, aradaki farkın ödenmesi istenince kavga çıkar.

Kavganın sebebi neredeyse her zaman aynıdır: kural rezervasyon sırasında net söylenmemiştir. Şunları yazılı olarak, rezervasyon onayında açıkça belirtin:

• Minimum harcama tutarı ve neleri kapsadığı (yiyecek, içecek, şişe servis).
• Minimum altında kalırsa farkın ödeneceği.
• Kaporanın bu tutardan düşüleceği.
• Kaç kişiye kadar locada oturulabileceği.

Rezervasyon onayı WhatsApp'tan gidiyorsa bu bilgiler de mesajın içinde olsun. Müşteri sonradan "bana söylenmedi" dediğinde, gönderilen mesaj elinizde durur.

İade kuralı: hava, iptal ve geç gelme

Kaporanın asıl zor kısmı iadedir. Üç durum için baştan karar verin.

Müşteri iptal ederse. Belirli bir süreye kadar iptal edilirse kapora iade edilir ya da başka bir güne aktarılır; o süreden sonra iade edilmez. Süreyi siz belirlersiniz. Önemli olan, müşterinin iptal ettiği anın kayıt altında olması. "Ben dün aramıştım" ile "kimse aramadı" arasında kalırsanız kural işlemez.

Hava bozarsa. Rüzgârlı, yağmurlu, denize girilmeyen bir gün. Bu sizin de müşterinin de elinde değil. Çoğu işletme bu durumda kaporayı iade etmek yerine başka bir güne aktarmayı tercih eder. Hangi koşulda "hava bozuk" sayılacağını da önceden düşünün; her kapalı havada aktarma yaparsanız, bulutlu her sabah telefon kilitlenir.

Müşteri geç gelirse. Şezlong saat kaça kadar tutulur? Öğlene kadar gelmeyen müşterinin şezlongu kapıdan gelene verilir mi? Bu kural yazılmazsa görevli kararı kapıda verir ve her görevli farklı karar verir.

Bu üç kuralı rezervasyon sayfasında, onay mesajında ve girişteki tabelada aynı cümlelerle yazın. Aynı kuralın üç yerde farklı yazılması, hiç yazılmamasından kötüdür.

Ödeme nereden alınacak

Kapora almanın en zahmetli yolu IBAN'a havale istemektir. Müşteri gönderir, açıklamaya bir şey yazmaz, siz akşam banka hesabına bakıp hangi ödemenin kime ait olduğunu tahmin etmeye çalışırsınız. Sezonun en yoğun haftasında bu iş tek başına bir kişinin gününü yer.

Daha düzenli yol, ödemenin rezervasyonla birlikte alınmasıdır: müşteri şezlongu seçer, kartla öder, ödeme o rezervasyonun yanına kendiliğinden işlenir. Böylece kimin ödediği, kimin ödemediği tek listede görünür. Sanal POS ile ödeme almanın genel mantığını entegrasyonlar yazımızda anlattık.

Havale ile çalışmaya devam edecekseniz bile şu kuralı koyun: açıklamaya rezervasyon kodu ya da isim yazılmayan ödeme rezervasyonu kesinleştirmez. Bu tek kural, akşamki eşleştirme işini ciddi biçimde kısaltır.

Girişte ne olmalı

Kapora alınmış rezervasyonun kapıda doğru karşılanması gerekir. Müşteri geldiğinde görevlinin elinde şu bilgiler olmalı: hangi şezlong ya da loca, kaç kişi, ne kadar kapora ödendi, kalan ne. Bu bilgi kâğıtta, mesaj kutusunda ya da başka birinin telefonunda duruyorsa giriş sırası uzar.

Şezlong numaralarını sahada görünür yapın ve rezervasyon listesi de aynı numaraları kullansın. "Sağdan üçüncü sıra" gibi tarifler sabah dokuzda işe yarar, öğlen kalabalığında yaramaz.

Bir de gün içindeki değişiklikler var. Müşteri öğleden sonra şezlongunu bırakıp gider, yerine başka biri oturmak ister. Ya da loca grubu sayıca büyür, yan şezlongları da ister. Bu değişiklikler kayda girmezse akşam kasada kimin neye ödeme yaptığı karışır. Kapıdaki görevli ile servis yapan garson aynı listeyi görmüyorsa, bu karışıklığı gün sonunda kimse çözemez.

Uzun süreli şezlong talepleri

Bazı müşteriler bir haftalığına ya da bütün sezon için aynı şezlongu ister. Yazlıkçı aileler, düzenli gelen gruplar. Bu talep cazip görünür, çünkü geliri peşin bağlar. Ama ön sıradaki şezlongların tamamını sezonluk verirseniz, günlük gelen ve daha fazla harcayan müşteriye yer kalmaz.

Uzun süreli satış yapacaksanız hangi şezlongların bu satışa açık olduğunu baştan ayırın. Sezonluk müşterinin gelmediği günlerde o şezlongun başkasına verilip verilmeyeceğini de yazın. Bu kural konuşulmamışsa, gelmediği bir gün yerine oturan birini gören sezonluk müşteri haklı olarak itiraz eder.

Kurmadan önce kontrol listesi

• Şezlong, ön sıra ve loca için ayrı kapora kuralı yazdınız mı?
• Minimum harcama ve kaporanın hesaptan düşüleceği onay mesajında yazıyor mu?
• İptal süresi, hava durumu ve geç gelme kuralı tek bir metinde mi?
• Ödeme rezervasyonla eşleşiyor mu, yoksa akşam elle mi eşleştiriliyor?
• Kapıdaki görevli kalan tutarı ve şezlong numarasını tek ekranda görebiliyor mu?

Sezonluk rezervasyonu genel olarak nasıl yönettiğimizi rezervasyon ve sezon yönetimi yazısında anlattık. Kendi plajınızın şezlong düzenine göre bir rezervasyon ve kapora akışı kurmak isterseniz iletişim sayfasından yazabilirsiniz.