Rezervasyon sistemi ile sezon yönetimi

Sezon açılınca telefon neden yetmiyor

Rezervasyon sistemi olmayan bir işletmede sezonun ilk sıcak haftası her şeyi ortaya döker. Kışın günde birkaç çağrıyla dönen iş, hava ısınınca telefonun elden düşmediği bir yarışa çevirir.

Tıkanma şuradan başlıyor: telefon tek hat, tek kişi. O kişi konuşurken gelen çağrı meşgule düşüyor ya da cevapsız kalıyor. Cuma öğleden sonra, yani insanların hafta sonu planı yaptığı saat, tam da senin en meşgul olduğun saat. Kaçırdığın çağrının çoğu geri dönmüyor; müşteri ikinci sıradaki işletmeyi arıyor ve orada yer bulunca konu kapanıyor.

İkinci tıkanma noktası kayıt. Telefonda konuşurken isim, kişi sayısı, tarih, saat ve varsa özel istek not defterine ya da mesaj uygulamasına düşüyor. Aynı bilgiyi akşam birinin toparlaması gerekiyor. Toparlanmayan not, ertesi gün "böyle bir rezervasyonumuz görünmüyor" cümlesine dönüşüyor.

Rezervasyonun tek bir yerde durması

Online rezervasyon denince akla ilk gelen şey müşteri kolaylığı oluyor ama asıl kazanç işletme tarafında. Rezervasyon müşterinin kendi elinden girildiğinde şu üç şey kendiliğinden hallolur:

İsim ve iletişim doğru yazılır. Telefonda yanlış duyulan soyadı, eksik yazılan numara ortadan kalkar. Müşteri kendi numarasını kendi yazar.

Talep hiçbir zaman kaybolmaz. Gece 1'de gelen rezervasyon da listeye düşer. Telefon açık olmadığı için kaçan iş diye bir şey kalmaz.

Kapasite kendiliğinden kapanır. Şezlong, masa, tekne, araç, salon; neyi kiralıyorsan sistem elindeki adedi bilir. Son birim dolduğunda o tarih artık seçilemez hâle gelir. Kimse "ben iki kere sattım" durumuna düşmez.

Yoğunluğu önceden görmek

Sezon yönetiminin can alıcı kısmı bugünü yönetmek değil, önümüzdeki iki haftayı görmek. Rezervasyonlar tek yerde toplandığında takvim sana hangi günün dolduğunu, hangi günün boş kaldığını gösterir.

Bu görüntü elindeyken karar vermek kolaylaşır. Personel çizelgesini doluluğa göre kurarsın; boş görünen bir salı için erken rezervasyona indirim yaparsın; dolan bir cumartesi için fiyatı tutarsın. Malzeme siparişini de tahmine göre değil, listedeki kişi sayısına göre verirsin. Bunların hiçbiri "veriye dayalı karar" gibi büyük laflar değil; sadece elindeki listeye bakmak.

Kapora, iptal ve gelmeyen müşteri

Rezervasyon işinin en yorucu tarafı gelmeyen müşteri. Yer ayrılmış, kapasite kapanmış, gelen olmamış. Telefon kaydında bunun önüne geçmek zor, çünkü elinde müşteriyi bağlayan bir şey yok.

Sezonluk işletmeler için kurduğumuz sistemleri teslim ettiğimiz işlerde görebilirsin. Sistemle çalışırken üç kolun birden var:

Rezervasyon alınırken bir kapora tahsil edilebilir. Ödeme alındığı anda kayda işlenir, kimin ne kadar ödediği tek listede durur; sezon sonunda "bu kişi kapora vermiş miydi" tartışması çıkmaz.

Rezervasyondan bir gün önce müşteriye hatırlatma gider. Gelemeyecek olan çoğu zaman burada haber verir, sen de o yeri boşa düşürmeden başkasına açarsın.

İptal edilen yer takvimde otomatik olarak yeniden satışa açılır. Kimsenin "şu masa boşaldı, listeye geri koy" demesi gerekmez.

Sezon bitince elinde ne kalıyor

Defterle çalışılan bir sezonun sonunda elinde karalanmış sayfalar kalır. Sistemle çalışılan sezonun sonunda ise cevabını merak ettiğin sorulara bakabileceğin bir kayıt kalır: hangi haftalar doldu, hangi gün boş geçti, geçen yıl gelenlerin ne kadarı bu yıl da geldi, rezervasyonlar en çok hangi saatlerde giriliyor.

Bu kayıt gelecek sezonun fiyatını, personel sayısını ve reklamı ne zaman başlatacağını konuşurken elindeki tek somut şey olur. Ayrıca daha önce gelen müşterilere sezon açılışında haber vermek de mümkün hâle gelir; yeni müşteri bulmaktan çok daha ucuz bir iş.

Küçük başlamak yeterli

"Sezon yönetimi" lafı kulağa büyük bir proje gibi geliyor ama ilk adım küçük. Tek bir sayfa: takvim, boş kapasite, ad-soyad-telefon ve kişi sayısı. Bu kadarı bile telefon trafiğini gözle görülür biçimde düşürür.

Kapora tahsilatı, tekrar eden müşteri kaydı, personel çizelgesi gibi kısımları sonraki sezona bırakabilirsin. Sezonun ortasında büyük bir sistem devreye almak riskli; sezon dışında kurup açılışa hazır girmek her zaman daha iyi.

Telefonu kapatmak zorunda değilsin

Online rezervasyona geçmek telefonu bırakmak anlamına gelmiyor. Müşterilerinin bir kısmı her zaman arayacak; yaşça büyük müşteride bu oran daha yüksek. Doğru kurulum şu: telefonla gelen rezervasyonu da sen aynı ekrana giriyorsun.

Böylece kanal ikiye çıkarken liste tek kalıyor. Telefonda konuşurken ekrandan bakıp "cumartesi doldu, cuma akşamı yerimiz var" diyebiliyorsun; bu cümleyi kurabilmek için birini arayıp deftere baktırmana gerek kalmıyor. Rezervasyonu kimin, hangi kanaldan aldığı da kayıtta duruyor. Sezon sonunda işin ne kadarının telefondan, ne kadarının siteden geldiğini görmek, gelecek yıl nereye emek vereceğini belirler.

Biz nasıl yapıyoruz

IEF Software olarak rezervasyon işlerini işletmenin kendi kapasitesine göre kuruyoruz: kaç şezlongun, kaç masan, kaç aracın varsa sistem onu bilir. Kurduğumuz yapıyı kendi sunucumuzda barındırıyoruz, sezon boyunca da arkasında duruyoruz. Ne tür işler çıkardığımızı işler sayfasında görebilir, çalışma alanlarımıza hizmetler sayfasından bakabilirsin. Kendi sezonunu anlatmak istersen iletişim sayfasından yazman yeterli.