Randevu defteri yerine sistem

Defterdeki randevu nereye kayboluyor

Randevu defteri ucuz, hızlı ve alışkanlık olmuş bir araç. Sorun defterin kendisinde değil; defterin tek bir masada durmasında, tek bir el yazısıyla dolmasında ve o masadan uzaklaşan herkesin randevuyu görememesinde.

Şöyle bir gün düşün: telefon çalıyor, müşteri perşembe sabahına yer istiyor. Defter ustanın yanında, sen kasadasın. "Bir bakayım, sizi geri arayayım" diyorsun. O aramayı yapmayı unutuyorsun. Randevu kaybolmadı, hiç oluşmadı bile. Ertesi hafta o müşteri başka yerde.

İkinci sahne: iki kişi telefona bakıyor. Biri deftere yazıyor, diğeri aklında tutuyor "sonra yazarım" diye. Cumartesi 11'e iki araç birden geliyor. Biri bekliyor, sinirleniyor, bir daha gelmiyor. Kimse yalan söylemedi, kimse tembellik etmedi. Sadece aynı anda iki kişi aynı deftere yazamadı.

"Müsait misiniz" trafiği

Küçük işletmede telefonun büyük kısmı iş konuşmak için çalmaz. "Yarın müsait misiniz", "kaça yaparsınız", "kaçta boşsunuz" için çalar. Bu soruların cevabı zaten defterde yazıyor ama defteri müşteri göremediği için her seferinde birinin telefonu açıp bakması gerekiyor.

Bu, günde onlarca kez kesilen bir iş demek. Elin yağlıysa, muayenedeysen, direksiyon dersindeysen telefonu açamıyorsun; açamadığın çağrı da genelde geri dönmüyor. Yani en yoğun olduğun saatte en çok müşteri kaçırıyorsun.

Sisteme geçince ne değişiyor

Randevu sistemi dediğimiz şey karmaşık bir yazılım değil. Defterin herkesin görebildiği, aynı anda birden fazla kişinin yazabildiği ve müşterinin de kendi tarafından bakabildiği hâli.

Üç şey değişiyor:

Boş saat tek bir yerde tutuluyor. Kasadaki kişi de, ustabaşı da, telefonu evden açan sen de aynı listeye bakıyorsun. Aynı saate ikinci randevu yazılamıyor, çünkü sistem o saati kapalı gösteriyor.

Müşteri kendi yazıyor. Sitene koyduğun kısa bir formdan ya da paylaştığın bağlantıdan müşteri boş saatleri görüyor, birini seçiyor, adını ve telefonunu bırakıyor. Sen telefonu açmadan randevu oluşuyor. Akşam 11'de gelen talep de kaydediliyor; oysa telefon o saatte çalsa cevapsız kalırdı.

Hatırlatma kendiliğinden gidiyor. Randevudan bir gün önce müşteriye kısa bir mesaj gidiyor. Unutup gelmeyen müşteri sayısı buradan düşüyor, gelemeyecek olan da önceden haber verip yerini boşaltıyor. O boş saati başkasına verebiliyorsun.

Aynı sorun, üç farklı görünüm

Oto serviste iş sadece saat tutmak değil. Plaka, yapılan işlem ve kullanılan parça da randevunun yanında duruyor. Aynı araç altı ay sonra geldiğinde "biz buna ne yapmıştık" sorusunun cevabı elinin altında oluyor. Servisler için kurduğumuz randevu ve servis takip sistemlerini bu mantıkla yazıyoruz. Periyodik bakım zamanı gelen müşteriye haber vermek de mümkün hâle geliyor, çünkü son gelişin tarihi kayıtlı.

Veteriner kliniğinde kayıt hayvanın kendisine bağlanıyor: aşı tarihleri, kilo, önceki muayeneler. Aşı zamanı yaklaşınca hatırlatma gidiyor. Sahibi unutsa bile sistem unutmuyor; hem hayvan için iyi, hem klinik için düzenli iş demek.

Sürücü kursunda mesele daha da sıkışık, çünkü üç şeyi aynı anda tutturman gerekiyor: aday, eğitmen ve araç. Defterle çalışırken en sık yaşanan şey, aynı aracın iki eğitmene aynı saatte yazılması. Sistem eğitmen ve araç müsaitliğini birlikte görür, çakışan saati zaten göstermez.

Geçişte insanı zorlayan kısım

Dürüst olalım: zor kısım yazılım değil, alışkanlık. Deftere on yıldır yazan biri ilk hafta hem deftere hem ekrana yazar. Bu normal. İki hafta çift kayıt tutup sonra defteri bırakmak, tek seferde kesmekten daha sağlıklı oluyor.

İkinci zorluk eski kayıtlar. Geçmiş beş yılı sisteme aktarmaya kalkma; buna değmez. Aktif müşterileri ve önümüzdeki iki-üç haftanın randevularını girmek yeterli. Gerisi zaten doğal akışta birikir.

Üçüncüsü de şu: sistemi kullanacak kişinin telefonundan rahat açılması lazım. Masaüstünde harika görünen ama telefonda okunmayan bir ekran, ertesi hafta kullanılmayan bir ekrandır.

Ne zaman gerek yok

Günde üç randevu alıyorsan ve hepsini tek kişi yönetiyorsan defter yeter. Yazılıma ihtiyaç duyman için genelde şu üçünden biri olur: aynı deftere birden fazla kişinin yazması gerekir, müşteri kendi randevusunu almak ister ya da geçmişe dönük kayıt tutman gerekir. Bunlar yoksa acele etme.

Randevu alırken hangi bilgiyi sormalı

Sistemi kurarken en sık yapılan hata, forma her şeyi sormak. Müşteriden on alan doldurmasını istersen yarısı yarıda bırakır. Adı, telefonu, tarih-saat ve hizmet türü çoğu iş için yeterli. Oto serviste bir de plaka, veterinerde hayvanın adı ve türü, sürücü kursunda ehliyet sınıfı eklenir. Gerisi zaten telefonda ya da yüz yüze konuşulur.

Bir de not alanı bırakmakta fayda var: "aracın ön sağ tarafından ses geliyor" gibi bir cümle, o randevuya kimin bakacağını ve ne kadar süreceğini önceden bilmeni sağlar. Süreyi doğru tahmin etmek, günün geri kalanının kaymasını engelleyen tek şeydir.

Biz nasıl yapıyoruz

IEF Software olarak bu işi hazır bir paket satarak değil, işletmenin kendi akışına göre kurarak yapıyoruz: senin hizmet sürelerin, senin çalışma saatlerin, senin ekibin. Sistem bizim sunucumuzda barınır, kurulumdan sonra da arkasında dururuz. Daha önce teslim ettiğimiz işlere işler sayfasından bakabilir, hangi konularda çalıştığımızı hizmetler sayfasında görebilirsin. Kendi defterini anlatmak istersen iletişim sayfasından yaz, önce senin gününü dinleriz.