Satıyorum ama kazanıyor muyum: alış fiyatı ve gün sonu kasa

Kasa doluysa iş iyi gidiyor demek değil

Gün boyu satış yaptın, akşam kasada para var, günü iyi kapattığını düşünüyorsun. Ama alış fiyatı bir yerde yazılı değilse o paranın ne kadarı senin, ne kadarı bir sonraki siparişin parası, bilmiyorsun demektir. Çok satmakla kazanmak farklı şeylerdir; aradaki farkı gören tek şey de kayıttır.

Ciro başka, kâr başka

Ciro, gün içinde kesilen fişlerin toplamıdır. Kâr, o satışlardan malın maliyetini ve dükkânın giderlerini düştükten sonra geriye kalandır. İki rakam arasındaki mesafe çoğu esnafın tahmininden büyüktür.

Basit bir örnekle: aynı gün iki ürün sattığını düşün. Birine 400 lira verip 500 liraya, diğerine 900 lira verip 1.000 liraya sattın. Cironun içinde ikincisi daha büyük görünür ama ikisi de aynı parayı bırakır. Bunu ancak alış fiyatını yanına yazarsan görürsün. Yazmazsan "pahalı ürün daha çok kazandırıyor" diye yanlış bir kanaate kapılır, dükkânın yönünü ona göre çevirirsin.

Aynı ürünün tek bir alış fiyatı yoktur

Kayıt tutmayı zorlaştıran asıl mesele şu: aynı ürünü her seferinde aynı fiyata almazsın. Geçen ay 400'e aldığın malı bu ay 460'a alırsın. Rafta ikisi yan yana durur ve dışarıdan bakınca birbirinden ayırt edilmez.

Burada iki yol var. Ya her partiyi kendi maliyetiyle ayrı tutarsın ve satarken hangi partiden çıktığını bilirsin, ya da ortalama maliyet kullanırsın: elindeki toplam mal bedelini toplam adede bölersin. Küçük işletmelerin çoğu için ortalama maliyet yeterlidir; önemli olan hangisini seçtiğini bilmek ve her yeni alışta güncellemektir. Alış fiyatını hiç güncellemeyip yıl önceki rakamla kâr hesaplamak, kendini kandırmanın en sessiz yoludur.

Bir de maliyetin görünmeyen kalemleri var: kargo, nakliye, gümrük, komisyon, iade edilen mal. Pazaryerinden satıyorsan komisyon ve kargo bedeli doğrudan malın maliyetine binen bir yüktür. Bunları hesaba katmadan bakınca kârlı görünen ürün, katınca zarar yazabilir.

Kâr zarar defteri neye benzer

Adı defter olsun, dosya olsun, program olsun; işlevi değişmez. Her satış satırında şunlar durmalı: ürün, adet, satış fiyatı, o üründeki birim maliyet ve aradaki fark. Gün sonunda bu farkların toplamı sana o günün brüt kazancını verir.

Bunun altına bir de sabit giderleri koy: kira, elektrik, personel, muhasebeci, internet, yazılım. Sabit giderleri aylık toplayıp çalışılan gün sayısına bölersen, dükkânın "her gün açtığım için ödediğim bedel" rakamını bulursun. Bu hesabı elle tutmak yerine kasaya bağlayan sistemleri kuruyoruz. Günün brüt kazancı bu rakamın altındaysa, o gün kasada para olsa bile zarar etmişsindir. Bu tek satır bile birçok esnafın fiyat politikasını değiştirir.

Muhasebecinin verdiği rakam da bunun yerini tutmaz. O rakam yasal olarak doğrudur ama sana genellikle geçmiş ayın toplamını söyler; hangi üründen kazandığını, hangi gün zarar ettiğini söylemez. Kendi kaydını tutmanın amacı vergi değil, karar vermektir.

Gün sonu kasa neden her akşam tutulur

Gün sonu kasa, kasadaki nakit ile o günkü nakit satışın birbirini tutup tutmadığını görmektir. Kartla ve nakitle geçen satışları ayrı topla; kart tarafı hesabına iki gün sonra düşeceği için o parayı kasada arama. Elden verilen para üstü, market alışverişi, personel avansı gibi kasadan çıkan her kuruşu da not et; not edilmeyen çıkış ertesi gün "kasa eksik" diye görünür ve kimse açıklayamaz.

Her akşam tutulan kasa, farkı bir günlük hareketin içine hapseder. Ayda bir bakarsan yirmi günlük fişin arasında kaybolursun. Bunu düzenli yapan işletmelerde tartışma da biter: rakam tutmuyorsa nerede tutmadığı bellidir.

İskonto yaparken nereye kadar

Alış fiyatını bilmek en çok pazarlık masasında işe yarar. Müşteri fiyat kırmanı istediğinde, o üründe kaç liralık bir alanın olduğunu bilerek konuşursun. Bilmeden yapılan indirim çoğu zaman kârın tamamını götürür; hatta bazı ürünlerde maliyetin altına iner ve sen bunu ay sonunda, para eksildiğinde fark edersin.

Aynı bilgi ürün seçiminde de yol gösterir: hangi kalemler dükkânı taşıyor, hangileri sadece rafta yer kaplıyor. Cirodan bakınca göremediğin bu ayrım, birim maliyetle bakınca ilk haftada ortaya çıkar.

Ay sonunda bakacağın rakam da üç tanedir: toplam ciro, malın maliyeti düşülmüş brüt kazanç ve sabit giderler çıktıktan sonra elde kalan. Üçünü yan yana görmediğin sürece "iyi ay geçirdik" cümlesi bir histen ibaret kalır. Bu üç rakamı ilk kez gören işletmelerin çoğu, en çok sattığı ürünün en çok kazandıran ürün olmadığını orada fark eder.

Kayıt tutmak zorsa tutulmaz

Bütün bunları elle tutmak mümkün ama gerçekçi değil. Kasada müşteri beklerken kimse hesap makinesiyle maliyet düşmez. Bu yüzden alış fiyatı ürünün kendi kaydında durmalı ve satış anında kâr kendiliğinden hesaplanmalı.

Biz KOBİ'lere sipariş ve satış sistemi kurarken maliyeti ürün kartında tutuyor, gün sonunda ciroyu ve kalan kârı ayrı ayrı gösteren bir ekran veriyoruz; pazaryeri komisyonu ve kargo gibi kalemler de maliyete dahil ediliyor. Nasıl işler çıkardığımızı teslim ettiğimiz işlerde görebilir, kapsamı hizmetler sayfasından okuyabilir, kendi rakamlarını konuşmak için bize ulaşabilirsin.