Araç kabul tutanağı: hasar, kilometre ve yakıt kaydı

"Bu çizik önceden yoktu" cümlesi

Oto serviste en tatsız konuşma, teslim sırasında başlayan konuşmadır. Müşteri aracın etrafında dolaşır, arka tampondaki çiziği gösterir: "Bu önceden yoktu." Usta emindir, çizik araç geldiğinde de vardı. Ama bunu gösterecek hiçbir şey yoktur. O noktada ya ücretsiz rötuş yapılır ya da müşteri kırgın gider. İkisi de kayıptır. Araç kabul tutanağı tam bu konuşmayı yaşamamak için tutulur: aracın servise girdiği andaki hâlini, müşteriyle birlikte kayda geçirmek.

Tutanak neden müşteri yanındayken tutulur

Tutanağı müşteri gittikten sonra doldurmak, hiç doldurmamaktan iyidir ama yeterli değildir. Değeri, iki tarafın aynı anda aynı şeyi görmesinden gelir. Müşteriyle aracın etrafında bir tur atmak bir iki dakika sürer. O sürede görülen her şey ikisinin de bildiği bir şey hâline gelir; sonradan "ben görmedim" denemez.

Bu turun bir yan faydası da var: müşteri, aracını özenle teslim alan bir yerle karşı karşıya olduğunu görür. Kapıda anahtarı alıp "tamam bırakın" diyen servisle, aracın etrafında dolaşıp not alan servis arasındaki farkı müşteri ilk dakikada hisseder. Güven, işin kendisinden önce bu turda başlar.

Tutanakta neler olmalı

Kilometre

Gösterge panelindeki kilometreyi yazın, mümkünse fotoğrafını çekin. Kilometre iki iş görür: hem bakım geçmişinin temelidir hem de aracın serviste ne kadar yol yaptığını gösterir. Test sürüşü yapılacaksa bunu müşteriye baştan söyleyin. Teslimde birkaç kilometre fark görüldüğünde açıklaması hazır olur.

Yakıt seviyesi

Göstergede yakıtın nerede olduğunu yazın: çeyrek, yarım, dolu gibi. "Deposu doluydu, yarıyla aldım" şikâyeti küçük görünür ama güveni en çok sarsan şikâyetlerdendir, çünkü orada para değil niyet sorgulanır.

Dış hasar

Çizik, göçük, kırık far, çatlak cam. Bunları aracın krokisi üzerinde işaretlemek eski ama işe yarayan bir yöntemdir. Telefonla dört köşeden ve hasarlı bölgelerden yakın fotoğraf çekmek daha da iyidir. Fotoğraf tarih ve saat taşır; tartışma çıktığında elinizdeki en sağlam kayıt odur.

Gösterge uyarıları

Kontak açıldığında yanan arıza lambalarını yazın. Motor arıza lambası araç geldiğinde de yanıyorsa ve bunu yazmadıysanız, teslimde "sizde yandı" denebilir.

İç durum ve eşyalar

Koltukta, bagajda, torpidoda bırakılan değerli eşyaları sorun. "Araçta değerli bir şey var mı, almak ister misiniz" sorusu basit bir nezakettir ve sonradan çıkacak "çantam vardı" şikâyetini önler.

Anahtar ve aksesuar

Kaç anahtar teslim alındı, bijon kilidi, kriko, stepne yerinde mi. Bijon kilidi anahtarı bulunamadığında iş uzar; teslim alırken nerede durduğunu bilmek zaman kazandırır.

Müşterinin şikâyeti

Tutanak ile iş emri birbirine bağlıdır. Müşterinin anlattığı şikâyet de bu sırada yazılır ki usta aracı aldığında neye bakacağını bilsin ve müşteriyi yeniden aramak zorunda kalmasın.

Kâğıt mı, telefon mu

Matbu kabul formu hâlâ iş görür. Kroki üzerinde işaretleme yapılır, müşteri imzalar, bir nüshası ona verilir. Sorunu, kâğıdın arşivde kaybolması ve fotoğrafın kâğıda bağlanamamasıdır. Çizik krokide işaretlidir ama ne kadar büyük olduğunu kâğıt söylemez.

Telefonla tutulan tutanakta fotoğraf, kilometre ve not aynı kayıtta durur. Aracın plakasıyla sonradan bulunur. Aynı araç aylar sonra geldiğinde, önceki kabulde hangi hasarın zaten olduğunu görmek de mümkün olur. Bu, hem yeni kabulü hızlandırır hem de "bu göçük geçen sefer de vardı" demeyi kolaylaştırır.

Hangi yolu seçerseniz seçin, kural aynıdır: tutanak araç atölyeye girmeden tamamlanır. Usta lifte almadan önce, başka bir işin arasına sıkıştırılmadan.

Fotoğraf çekerken dikkat edilecekler

• Aracın dört köşesinden genel fotoğraf, plaka görünecek şekilde.
• Görülen her hasara yakından bir fotoğraf, ölçek anlaşılsın diye biraz da çevresiyle.
• Kilometre ve yakıt göstergesinin göründüğü panel fotoğrafı.
• Jantlar, özellikle kaldırım sürtmesi varsa.
• Akşam ya da kapalı alanda flaş kullanın; karanlık fotoğraf kanıt değildir.

Bu fotoğraflar müşteriye ait bir aracın ve çoğu zaman müşteriye ait bilgilerin kaydıdır. Ustanın kişisel telefonunda, aile fotoğraflarının arasında durmamalıdır. Usta işten ayrıldığında o fotoğraflar da onunla gider. Müşteri bilgisini nerede ve nasıl tuttuğunuzun yasal bir boyutu da var; bunu KVKK yazımızda anlattık.

Müşteri onayı ve imza

Tutanağın sonunda müşteri, aracın bu hâlde teslim alındığını onaylar. Kâğıtta imza, dijitalde bir onay adımı olabilir. Onaysız tutanak tek taraflı bir nottur; işe yarar ama tartışmada zayıf kalır.

Müşterinin acelesi olabilir, turu atlamak isteyebilir. Bu durumda en azından fotoğrafları çekin ve "araç bu hâlde alındı, müşteri tura katılmadı" notunu bırakın. Turu atlamak müşterinin tercihi olabilir; kaydı atlamak sizin tercihiniz olmamalı.

Anahtarı kapı önünde bırakıp giden, aracı gece park eden müşteriler için de aynı mantık geçerlidir. Sabah ilk iş, araç atölyeye girmeden tutanak tutulur ve fotoğraflar müşteriye gönderilir. Böylece müşteri, aracını hangi hâlde bıraktığını kendi gözüyle görmüş olur.

Kabul düzenini oturtmak için

• Tutanak aracın lifte girmesinden önce biter, istisna yok.
• Kilometre, yakıt, uyarı lambaları ve hasar her araçta aynı sırayla kaydedilir.
• Hasarlı her bölgenin yakın fotoğrafı çekilir.
• Değerli eşya ve anahtar sayısı sorulur, yazılır.
• Test sürüşü yapılacaksa müşteriye önceden söylenir.
• Fotoğraflar kişisel galeride değil, aracın kaydı içinde durur.
• Teslimde tutanak açılır, araç aynı gözle bir kez daha kontrol edilir.

Kabul düzeni oturduğunda teslim konuşması kısalır. Müşteri itiraz ettiğinde ses yükseltmeye gerek kalmaz; kayıt açılır, birlikte bakılır. Atölyenize özel bir kabul ve iş takip düzeni kurmak isterseniz hizmetler sayfamıza göz atabilir ya da bize yazabilirsiniz.