Butik için satış raporlarını okumak: hangi rapora ne zaman bakılır

Rapor çok, bakan az

Butik sahiplerinin çoğu bir noktada satış programına geçer ve ilk hafta raporlar ekranına büyük bir hevesle bakar. Onlarca rapor vardır, her biri bir şey söyler. İkinci haftada heves azalır, bir ay sonra raporlar ekranı hiç açılmaz. Sebep tembellik değildir. Hangi rapora ne zaman bakılacağı bilinmeyince hepsi aynı derecede önemli görünür, hepsine bakmaya vakit yetmez, sonunda hiçbirine bakılmaz. Satış raporlarını okumak, aslında hangi soruya hangi raporun cevap verdiğini bilmektir.

Bu yazıda bir butik için raporları günlük, haftalık, aylık ve sezonluk olarak ayırıyor, her birinde hangi soruyu sormanız gerektiğini anlatıyoruz.

Raporlar ancak kayıt kadar doğrudur

Rapor okumaya geçmeden önce bir uyarı. Hiçbir rapor, arkasındaki kayıttan daha doğru olamaz. Mal girişi okutulmadan yapılıyorsa, satışta ürün yerine "çeşitli" seçiliyorsa, iade kayda geçmiyorsa raporlar size güzel grafiklerle yanlış bilgi verir. Raporlara güvenmeden önce kaydın sağlam olduğundan emin olun; bu konuyu barkodlu stok takibi yazımızda ayrıntılı anlattık.

Kayıt sağlamsa raporlar size dükkânın bir ay önce, bir yıl önce ne yaptığını hatırlatan bir hafıza olur.

Her akşam: kasa ve günün satışı

Günlük bakılacak rapor sayısı az olmalı. Akşam kapanışta beş dakikanızı alacak kadar. Şu üç soruya cevap yeterlidir:

• Bugün ne kadar sattık ve ödeme nasıl alındı? Nakit, kart, veresiye ayrımı. Çekmecedeki para ile kayıttaki nakit tutmalı.
• Bugün iade ya da değişim oldu mu? Olduysa hangi üründe ve neden. Aynı ürün iki üç gün üst üste iade geliyorsa bir sorun vardır.
• Bugün indirimli satış yapıldı mı? Kampanya dışında elle indirim girildiyse kim girdi, ne kadar girdi.

Günlük raporda ciroyu dünle kıyaslamayın. Salı ile cumartesi aynı satmaz, yağmurlu gün ile güneşli gün aynı satmaz. Günlük rakam yalnızca kasanın doğruluğunu kontrol etmek içindir; eğilim görmek için değil.

Her hafta: hangi ürün, hangi beden

Haftalık bakış, satışın ne yöne gittiğini görmek içindir. Pazartesi sabahı ya da pazar akşamı, on beş dakikalık bir oturum yeterli.

Haftalık olarak bakılacaklar:

• En çok satan ürünler. Ama yalnızca listenin başına değil, beden ve renk dağılımına bakın. Bir model iyi satıyor olabilir ama sadece iki bedeni satıyordur. Bir sonraki siparişte bunu bilmek, kırık seriyle kalmamanın yoludur.
• Kritik seviyeye düşen ürünler. İyi satan bir ürünün bedenleri tükenmeden siparişi geçmek gerekir. Tedarikçiden gelme süresini de hesaba katın.
• Hiç satmayan yeni ürünler. Geçen hafta gelen ve tek parça bile satmayan ürüne bakın. Belki rafta yanlış yerde, belki vitrine hiç çıkmamış. Bir hafta sonra fark etmek, bir ay sonra fark etmekten çok daha ucuzdur.

Haftalık raporu geçen hafta ile değil, mümkünse geçen yılın aynı haftası ile kıyaslayın. Sezon geçişleri, bayramlar, okul dönemleri butikte satışı belirgin biçimde oynatır.

Her ay: kâr ve marj

Ay sonunda ciro raporundan önce kâr raporuna bakın. Ciro dükkânın ne kadar meşgul olduğunu gösterir; kâr ne kadar kazandığını.

Basit, tamamen varsayımsal bir örnek. Bir butik bir ayda iki ürün grubundan satış yapmış. Elbiselerden 60.000 lira ciro gelmiş, alış maliyeti 36.000 lira; brüt kâr 24.000 lira. Aksesuardan 20.000 lira ciro gelmiş, alış maliyeti 8.000 lira; brüt kâr 12.000 lira. Ciroya bakan kişi elbiseyi üç kat daha önemli sanır. Kâra bakan kişi ise aksesuarın, cironun dörtte biriyle kârın üçte birini getirdiğini görür. Aksesuarın rafta daha görünür yere taşınması, kasanın yanına konması bu rakamla verilen bir karardır.

Aylık kâr raporunda şu sorulara cevap arayın:

• Hangi ürün grubu en çok kâr getirdi, hangisi en çok ciro? Bu ikisi aynı değilse neden?
• Kârı düşük kalan ürünlerde sebep alış fiyatı mı, indirim mi?
• Bu ay alış fiyatı artan ürünlerin etiket fiyatı güncellendi mi?

Son soru özellikle önemli. Tedarikçi fiyatı artırır, siz eski etiketle satmaya devam edersiniz, ciro aynı görünür ama kâr sessizce erir. Bunu ancak alış fiyatı üzerinden ürün ürün kâr gösteren bir raporla yakalarsınız.

Her sezon: ölü stok

Sezonun sonuna doğru, ideali indirim dönemi başlamadan önce, ölü stok raporuna bakın. Ölü stok, uzun süredir hiç satmamış ürünlerdir. Rafta yer kaplar, içinde paranız bağlıdır ve her geçen hafta değer kaybeder.

Ölü stok raporunu okurken iki ayrım yapın. Birincisi, hiç satmamış ürün ile satmış ama kırık seriye dönmüş ürünü ayırın. İlki yanlış alımdır, ikincisi doğal sezon sonudur. İkincisi, ölü stoğu tedarikçiye göre gruplayın. Aynı tedarikçiden gelen mallar sürekli ölü stoğa düşüyorsa bir sonraki sezon o tedarikçiden alırken daha temkinli olmanız gerekir.

Bu rapor yalnızca indirim listesi için değil, bir sonraki sezonun alımı için de en değerli kaynaktır. Neyi fazla aldığınızı bilmeden yeni sezona girerseniz aynı hatayı tekrar yaparsınız.

Hangi raporu hangi gün açacağınızı yazın

Raporlara düzenli bakmanın en kolay yolu, bunu bir takvime bağlamaktır:

• Her akşam, beş dakika: Günlük satış, ödeme ayrımı, iade, elle indirim.
• Her pazartesi, on beş dakika: En çok satanlar beden ve renk ayrımıyla, kritik stok, satmayan yeni ürünler.
• Her ayın ilk günü, yarım saat: Ürün grubuna göre kâr ve marj, alış fiyatı değişen ürünler.
• Her sezon sonu, bir saat: Ölü stok, tedarikçiye göre dağılım, gelecek sezonun alım notları.

Bu düzeni bir kâğıda yazıp kasanın yanına asın. İlk ay zor gelir, ikinci aydan sonra raporlara bakmamak tuhaf gelmeye başlar.

Mercho bu raporların dayandığı kaydı barkodlu satış ve mal kabulle tutar; kâr ve marj ile ölü stok raporlarını, kritik stok uyarısını ve sipariş önerisini aynı yerde sunar. Salt okunur demosu üzerinden raporların nasıl göründüğüne bakabilirsiniz.