Barkod sistemine geçiş: dükkânda ilk ay nasıl planlanır

Barkod sistemine geçiş kararını vermek kolay, uygulamak zor. Dükkân her gün açık, müşteri geliyor, mal geliyor; kimse "bir hafta kapatalım, düzenleyelim" diyemiyor. Bu yüzden geçiş çoğu yerde yarım kalıyor: birkaç ürün barkodlanıyor, kasada bazen okutuluyor bazen elle giriliyor, üç ay sonra sistem kimsenin güvenmediği bir ekrana dönüşüyor. Bu yazıda geçişi dükkânı durdurmadan, hafta hafta nasıl planlayabileceğinizi anlatıyoruz.

Geçişten önce karar verilmesi gereken üç şey

Yazılımı açmadan önce masaya oturup üç soruya cevap verin. Bu cevaplar sonradan değiştirilmesi en zor olan kararlardır.

Ürünü nasıl tanımlayacaksınız? Aynı modelin farklı renk ve bedenleri varsa her birinin ayrı ürün satırı olacağını baştan kabul edin. Lastikte ebat, kozmetikte hacim, nalburda ölçü aynı mantıkla ayrı satırdır. "Sonra ayırırız" denilen yapı hiçbir zaman ayrılmaz.

Ürün kodu düzeniniz ne olacak? Üretici barkodu olan ürünlerde o barkodu kullanırsınız. Olmayanlarda kendi kodunuzu verirsiniz. Bu kodun hangi mantıkla verileceğini (kategori, tedarikçi, sıra numarası gibi) bir kâğıda yazın ve herkes aynı kurala uysun.

Kim neyi yapacak? Ürün kartı açma yetkisi herkeste olursa kısa sürede aynı ürünün üç farklı kaydı oluşur. Kart açmayı bir ya da iki kişiye bırakın, diğerleri yalnızca okutsun.

Hafta hafta geçiş planı

Birinci hafta: ürün listesini toparlamak

İlk iş elinizdeki ürünlerin listesini çıkarmak. Bu liste bir Excel dosyası, eski bir programın çıktısı ya da tedarikçi kataloglarından derlenmiş bir tablo olabilir. Mükemmel olması gerekmiyor, ama her satırda en azından ürün adı, varyantı (renk, beden, ebat), alış fiyatı ve satış fiyatı olsun.

Bu hafta sayım yapmayın. Sadece "ne satıyoruz" sorusunun cevabını yazıya geçirin. Listeyi hazırlarken şunlara dikkat edin:

• Aynı ürüne iki farklı ad verilmiş mi? "Siyah tayt" ile "tayt siyah" iki satır olmamalı.
• Artık satmadığınız, rafta tek tük kalmış ürünler var mı? Onları ayrı bir sekmeye alın, sisteme ilk etapta taşımayın.
• Üretici barkodu olan ürünlerin barkodunu şimdiden not edin. Sonradan rafta tek tek aramaktan çok daha hızlıdır.

İkinci hafta: tek bir kategoriyle başlamak

Bütün dükkânı aynı anda barkodlamaya kalkmayın. En çok satan ve en çok karışan kategoriyi seçin. Genelde bu, varyantı en fazla olan ürün grubudur. O kategoriyi sisteme girin, eksik barkodları basın, rafı sayın ve stoku sisteme işleyin.

Bu dar başlangıcın iki faydası var. Birincisi, hataları küçük bir alanda yakalarsınız: yanlış girilmiş bir varyant, ters basılmış bir etiket, eksik bir fiyat. İkincisi, personel tüm dükkân yerine tek rafta alışkanlık kazanır.

Bu hafta kasada kural şu olsun: o kategoriden satılan her ürün okutulacak. Diğer kategoriler eskisi gibi devam edebilir. Karışık bir düzen gibi görünür ama geçiş döneminde en sağlıklısı budur.

Üçüncü hafta: mal girişini disipline etmek

Satışı okutmak kolaydır, çünkü kasada müşteri bekler ve okutmak hızlıdır. Asıl zor olan mal girişidir. Kargo geldiğinde kutuların açılıp her ürünün okutularak sisteme girilmesi gerekir. Bu adım atlanırsa stok bir hafta içinde eksiye düşer ve sisteme olan güven sarsılır.

Üçüncü haftayı bu alışkanlığa ayırın. Gelen her koli, rafa çıkmadan önce okutulsun. Koliyi açan kişiyle girişi yapan kişi aynıysa daha iyi. "Akşam girerim" cümlesini dükkânın sözlüğünden çıkarın; akşam her zaman başka bir iş çıkar.

Bu haftanın sonunda ilk kategoriyi yeniden sayın. Sistemdeki sayı ile raftaki sayı tutuyorsa doğru yoldasınız. Tutmuyorsa farkın nereden geldiğini bulun: okutulmayan bir satış mı, girilmeyen bir koli mi, yanlış seçilen bir varyant mı. Bu soruşturma, sistemin nasıl çalıştığını herkese en iyi öğreten şeydir.

Dördüncü hafta ve sonrası: kategorileri sırayla eklemek

İlk kategori iki hafta üst üste tutuyorsa ikincisine geçin. Her yeni kategori bir öncekinden daha hızlı oturur, çünkü artık herkes sürecin mantığını biliyor. Çoğu dükkânda birkaç kategoriden sonra ekip kendiliğinden "bunu da sisteme alalım" demeye başlar; elle yazmak artık daha zahmetli gelir.

Eski kayıtları sisteme taşımaya uğraşmayın. Geçmiş yılların satışlarını tek tek girmek hem çok zaman alır hem de pek bir şey kazandırmaz. Sistem, geçiş günündeki stokla başlar; gerisi doğal akışta birikir.

Donanım tarafında ne lazım, ne lazım değil

Geçişe başlarken pahalı bir donanım setine girmenize gerek yok. Kasada bir barkod okuyucu, ürün etiketi basmak için bir termal etiket yazıcı ve sistemi açacağınız bir bilgisayar ya da dokunmatik ekran çoğu dükkân için başlangıçta yeterlidir. Depoda mal kabul yapacaksanız ikinci bir okuyucu iş görür; kasadaki okuyucuyu her koli geldiğinde arkaya taşımak bir süre sonra kimsenin yapmadığı bir işe dönüşür.

Okuyucuyu alırken kablosuz mu kablolu mu sorusuna takılmayın. Kasada kablolu okuyucu yıllarca sorunsuz çalışır; kablosuzun faydası depoda ve büyük kolilerde ortaya çıkar. Etiket yazıcıda ise ürünlerinizin üzerine yapışacak etiket boyutunu baştan belirleyin; yanlış boyutta alınmış rulo, ilk haftanın en sinir bozucu sorunudur.

Geçişte en sık yapılan hatalar

Her şeyi aynı gün başlatmak. Bir cumartesi bütün dükkânı sayıp sisteme girmeye çalışan işletmelerin çoğu pazartesi yarım kalmış bir sayımla karşılaşır. Parça parça gitmek daha yavaş görünür ama daha çabuk biter.

Barkodsuz ürünü "nasılsa biliyoruz" diye bırakmak. Tek bir ürün bile elle girilirse kasada iki farklı alışkanlık oluşur. Barkodu olmayan her ürüne dükkânın kendi etiketini basın.

Sayım farkını sessizce düzeltmek. Fark çıktığında rakamı değiştirip geçmek kolaydır, ama nedenini bulmadan düzeltilen fark tekrar eder. Düzeltmeyi kimin yaptığı ve neden yapıldığı kayıtta kalsın. Bu konuda personel yetkilendirme yazımızda daha ayrıntılı konuştuk.

Personeli dışarıda bırakmak. Sistemi kasadaki kişi kullanacak. Kurulum kararlarında onun da fikrini alın; hangi ürünün nerede karıştığını en iyi o bilir.

Nereden başlamalı

Kısa bir kontrol listesi:

• Ürün tanımlama, ürün kodu ve kart açma yetkisi kararlarını yazıya geçirin.
• Mevcut ürün listesini tek bir tabloda toplayın, satılmayanları ayırın.
• Bir kategori seçin, sadece onunla başlayın.
• Mal girişini koli rafa çıkmadan okutma kuralına bağlayın.
• Her kategoriyi iki hafta üst üste sayıp tuttuğunu görmeden bir sonrakine geçmeyin.

Geçiş için bir yazılım arıyorsanız, varyantlı ürün, barkodla mal kabul ve kör sayımı aynı yerde yapabilmeniz işinizi kolaylaştırır. Mercho bu ihtiyaç için geliştirdiğimiz barkodlu stok ve satış sistemi; salt okunur demosuna göz atıp kendi dükkânınıza uyup uymadığına bakabilirsiniz.