Birden fazla mağazanın kasasını uzaktan görmek

İkinci dükkân açılınca kasa da ikiye bölünür

Tek mağazası olan esnaf kasanın başındadır. Gün içinde ne satıldığını görür, akşam çekmeceyi sayar, defteri kapatır. İkinci mağaza açıldığı gün bu düzen bozulur. Siz bir dükkândayken öbüründe ne olduğunu ancak telefonla öğrenirsiniz. Akşam arayıp "bugün ne yaptık" diye sorarsınız, karşı taraf aklında kalanı söyler. Birden fazla mağazanın kasasını uzaktan görmek bu yüzden bir lüks değil, büyümenin ilk ihtiyacıdır. Aksi hâlde işletme büyür ama sahibi her akşam yarım bilgiyle uyur.

Bu yazıda uzaktan bakmanın ne demek olduğunu, hangi rakamların gerçekten önemli olduğunu ve kurarken nerede hata yapıldığını anlatıyoruz.

Telefonla kasa sormanın üç sorunu

Akşam arayıp ciro sormak çoğu işletmede yıllarca sürer. Çalışıyor gibi görünür ama üç yerden su alır.

• Rakam yuvarlanır. Personel "on iki bin gibi bir şey" der. Siz de onu yazarsınız. Ay sonunda toplam tutmaz ama hangi gün kaydığı belli değildir.
• Nakit ile kart karışır. Toplam ciro doğru söylense bile ne kadarının çekmecede, ne kadarının POS'ta olduğu söylenmez. Çekmecede eksik çıktığında hangi günün eksiği olduğunu bulamazsınız.
• Soru sormak güvensizlik gibi algılanır. Her akşam ayrıntı sormak, iyi çalışan personeli de rahatsız eder. Sormamak ise kör kalmak demektir. İkisinin arasında sıkışırsınız.

Burada kötü niyet aramaya gerek yok. Kasa bilgisi bir insanın ağzından geçtiği sürece eksik ve gecikmeli gelir. Çözüm, bilginin satış anında bir yere yazılması ve sizin o yere bakabilmenizdir.

Uzaktan görmek ne demek, ne demek değil

Uzaktan görmek, mağazaya kamera koyup kasayı izlemek değildir. Kamera ne olduğunu gösterir ama ne satıldığını, hangi fiyattan satıldığını, ödemenin nasıl alındığını göstermez. Asıl ihtiyaç, her satışın kayıt olarak düşmesidir.

Doğru kurulmuş bir düzende her mağazanın kendi kasası olur. Satış o mağazanın kasasından yapılır, o mağazanın stoğundan düşer. Siz ise hepsini aynı yerden görürsünüz. Bu ayrım önemlidir. Bütün mağazaları tek bir kasada toplarsanız hangi dükkânın ne yaptığını ayıramazsınız. Her birini ayrı programda tutarsanız bu kez toplam resmi göremezsiniz. İhtiyaç, ayrı kasalar ama tek bakıştır.

Hangi rakamlara bakmalı

Uzaktan bakabildiğiniz an önünüze bir sürü rakam gelir. Hepsine her gün bakmak gerekmez. Günlük olarak şu dördü yeterlidir:

1. Mağaza bazında günlük satış. Hangi dükkân bugün ne yaptı. Toplam ciro tek başına yanıltır, çünkü iyi giden bir mağaza kötü gideni örter.
2. Ödeme türüne göre ayrım. Nakit, kart, veresiye. Akşam çekmecede olması gereken nakit tutarını bilmek, gün sonu sayımının tek dayanağıdır.
3. İade ve değişimler. Bir mağazada iade sayısı diğerlerinden belirgin biçimde fazlaysa orada bir şey vardır. Ürün mü kusurlu, satış mı aceleye geliyor, bakmak gerekir.
4. İndirimli satışlar. Hangi satışta indirim yapıldı, ne kadar yapıldı. İndirim yetkisi olan her yerde bu rakamın izlenmesi gerekir.

Haftalık bakışta ise mağazaları birbiriyle değil, kendi geçmiş haftalarıyla karşılaştırmak daha sağlıklıdır. Çarşı içindeki dükkân ile mahalle arasındaki dükkân aynı sayıyı yapmaz. Ama her biri kendi geçen haftasından neden saptığını açıklayabilmelidir.

Gün sonu kasa sayımı nasıl kurulur

Uzaktan görmenin en somut faydası gün sonunda ortaya çıkar. Basit bir örnekle anlatalım. Varsayalım bir mağazada gün içinde nakit satış toplamı 8.000 lira, sabah çekmecede 500 lira bozuk para var, gün içinde de kasadan 300 liralık bir gider ödendi ve kayda geçti. Akşam çekmecede olması gereken tutar 8.200 liradır. Personel sayar, 8.150 lira çıkar. Elli liralık fark ya bozuk para üstünden kaynaklanmıştır ya da bir satış yanlış ödeme türüyle girilmiştir.

Bu farkın kendisi küçük. Önemli olan, farkın aynı gün ve mağaza bazında görünmesidir. Her akşam farkı kayda geçirirseniz bir ay sonra hangi mağazada, hangi günlerde, hangi vardiyada fark çıktığı kendiliğinden belli olur. Telefonla ciro sorduğunuz düzende ise bu farklar ay sonunda tek bir büyük eksik olarak çıkar ve hiçbirinin kaynağı bulunamaz.

Gün sonunu kurarken şunlara dikkat edin:

• Sabahki açılış tutarı her gün aynı olsun ve kayda geçsin.
• Kasadan çıkan her gider, ne kadar küçük olursa olsun yazılsın. Çay parası da gider.
• Sayımı yapan kişi farkı düzeltmesin, olduğu gibi yazsın. Düzeltmeyi siz ya da yetkili biri yapsın.

Yetki konusu: kim neyi görür, kim neyi değiştirir

Birden fazla mağazada asıl dert genellikle teknik değil, yetkidir. Her mağaza müdürünün kendi kasasını görmesi doğaldır. Başka mağazanın kasasını görmesi gerekmez. Fiyat değiştirme, indirim yapma, iade alma gibi işlemlerin kimde olduğu da baştan belli olmalıdır.

Burada iki yaygın hata var. Birincisi herkese her yetkiyi vermek. Kısa vadede rahattır, kimse sizi aramak zorunda kalmaz. Ama bir fark çıktığında kimin ne yaptığını ayıramazsınız. İkincisi her şeyi kendinize kilitlemek. Bu kez her iade için size telefon gelir ve uzaktan görmenin anlamı kalmaz. Bu dengeyi nasıl kuracağınızı personel yetkilendirme yazımızda ayrıntılı anlattık.

Pratik bir kural: personelin yaptığı her işlem adıyla kayda geçsin, ama her işlem sizin onayınızı beklemesin. Kayıt güveni sağlar, onay ise yavaşlatır.

Stok da kasanın bir parçası

Kasayı uzaktan görmek, stoğu görmeden yarım kalır. Bir mağazada satılan ürün o mağazanın rafından eksilir. Mağazalar arasında mal gönderdiğinizde bu da kayda geçmelidir. Aksi hâlde bir mağaza kâğıt üzerinde fazla, diğeri eksik görünür. Müşteri bir dükkânda bedenini bulamadığında "öbür mağazada var mı" sorusuna saniyesinde cevap verebilmek, satışı kaçırmamanın en basit yoludur.

Çok mağazalı işletmelerde sık görülen bir durum da şudur: bir mağazada ürün satılmadan aylarca bekler, başka mağazada aynı ürün tükenir ve yeniden sipariş verilir. Tek bakışla stok görünüyorsa önce içeride transfer düşünülür, sonra sipariş.

Nereden başlamalı

Uzaktan görmeye geçmek için bütün düzeni bir günde değiştirmek gerekmez. Şu sırayla ilerleyebilirsiniz:

1. Her mağazanın satışı, o mağazanın kendi kasasından ve kendi kaydıyla yapılsın.
2. Ödeme türü her satışta seçilsin. Nakit ile kart karışmasın.
3. Gün sonu sayımı her mağazada aynı biçimde yapılsın, fark olduğu gibi yazılsın.
4. Bir ay boyunca her akşam yalnızca dört rakama bakın: mağaza bazında satış, ödeme ayrımı, iade, indirim.
5. Ay sonunda farkların hangi mağazada toplandığına bakın ve oradan başlayın.

Bizim geliştirdiğimiz Mercho bu ihtiyaç için kuruldu: barkodlu satış ve stok tutar, her mağazanın kendi kasası olur, işletme sahibi bütün mağazaları tek yerden görür. Ürün bazında kâr ve zarar, iade ve değişim, veresiye ve kampanya kayıtları da aynı yerde durur. Fatura kesmez; kasayı, stoğu ve satışı tutar. İnceleyip kendi düzeninize uyup uymadığını görmek isterseniz salt okunur demosu üzerinden bakabilirsiniz.