Veri yedekleme: kaybetmenin gerçek maliyeti

Kayıp, dosya kaybı değil zaman kaybıdır

Veri yedekleme çoğu işletmede "bir gün yaparız" listesinde durur, ta ki bir sabah program açılmayana kadar. O sabahın maliyeti kaybolan dosyalar değildir. Kim ne zaman gelecekti, kime ne söz verdin, kimin parası kaldı, hangi siparişin malı yolda — bunların hiçbirini hatırlayamazsın. Müşteriyi arayıp "randevunuz kaçtaydı acaba" diye sormak, kaybettiğin dosyadan çok daha pahalıya gelir.

Veri üç ayrı sebeple gider: donanım bozulur, insan hata yapar, biri kasten saldırır. Diskler yaşlanır ve haber vermeden ölür. Yanlış kayıt silinir, yanlış dosyanın üzerine yazılır, stajyer yanlış düğmeye basar. Üçüncüsü de fidye yazılımıdır: bilgisayardaki her şey kilitlenir, karşılığında para istenir. Bu üçünün ortak özelliği, önceden haber vermemeleri.

Neyi yedekliyorsun

"Bilgisayarı yedekliyorum" cümlesi genellikle eksiktir. Bir işletmede yedeklenmesi gerekenler dağınık durur:

• Müşteri, randevu, stok, sipariş kayıtlarının durduğu veritabanı, yani programın bilgileri sakladığı asıl dosya. Programın kurulu olması işe yaramaz; içindeki bilgi olmadan boş bir kabuktur.
• Faturalar, sözleşmeler, teklif dosyaları.
• Ürün fotoğrafları ve web sitesinde kullandığın görseller.
• Muhasebe programının veri dosyası. Çoğu zaman kendi klasöründe durur ve kimse orayı yedeklemez.
• E-postalar. Sadece Outlook'ta duruyorsa bilgisayar gidince onlar da gider.
• Sistemin ayarları: hangi kullanıcı ne yetkisiyle giriyor, mail gönderimi nasıl kurulmuş. Bunları not almadıysan kurulumu baştan hatırlamak günler alır.

Tek kopya, kopya değildir

En sık gördüğümüz kurulum şu: yedek, aynı bilgisayarın ikinci diskinde ya da yanına takılı bir harici diskte duruyor. Bu bir yedek değil, aynı odada duran ikinci bir dosyadır. Yangında, hırsızlıkta, elektrik dalgalanmasında ikisi birden gider. Fidye yazılımı da bilgisayara bağlı diskleri arar ve onları da kilitler.

Sağlam düzenin kabaca kuralı basit: en az iki kopya, en az iki ayrı yerde, en az birinin sistemden bağımsız olması. Yani biri sunucuda ya da ofiste, biri başka bir yerde. Başka yer, güvendiğin bir yedekleme servisi olabilir; kilitli çekmecede tuttuğun ve dönüşümlü kullandığın harici disk de olabilir. Önemli olan, kötü gün geldiğinde iki kopyanın aynı anda etkilenmemesi.

Bir de zaman meselesi var. En son ne zamanki hâle dönebileceğine karar vermen gerekir. Gecelik yedek alıyorsan, en kötü ihtimalle bir günlük iş kaybedersin. Bu senin için kabul edilebilir mi? Günde yüz sipariş alıyorsan değildir; haftada beş randevu veriyorsan olabilir. Cevap işletmeye göre değişir ama cevabın olması gerekir.

Denenmemiş yedek, yedek sayılmaz

Asıl acı kısım burası. Yedek almak kolaydır, geri yüklemek zordur. Sahada gördüğümüz klasik manzara: yedekleme bir yıldır çalışıyor sanılıyor, dosyalar duruyor, ama açıldığında boş çıkıyor ya da altı ay önce bozulmuş. Kimse denemediği için kimse bilmiyor.

Bu yüzden yedek değil, geri yükleme test edilir. Yılda birkaç kez, boş bir bilgisayarda ya da ayrı bir yerde yedeği aç, programı çalıştır, dünkü kaydı gör. Bunu bir kere yaptığında iki şey öğrenirsin: yedeğin sağlam mı ve geri dönmek kaç saat sürüyor. İkincisi belki daha önemlidir, çünkü müşterin "ne zaman açılıyorsunuz" diye sorduğunda vereceğin cevap odur.

Yedeklemenin otomatik olması da şarttır. Elle alınan yedek, işlerin yoğun olduğu haftada ilk atlanan iştir. Bir de yedeğin gerçekten alındığına dair bildirim gelmeli; sessiz kalan sistem, çalışan sistem değildir. Yedek dosyalarının kendisi de korunmalı: içinde müşteri bilgisi var, ortalıkta durmamalı. Bu tarafı KVKK yazımızda ayrıca anlattık.

Kağıt üzerinde beş dakikalık plan

Karmaşık bir doküman gerekmiyor. Bir sayfaya şunları yaz, kasanın çekmecesinde dursun: hangi bilgiler yedekleniyor, yedek nerede duruyor, kaç günde bir alınıyor, en fazla kaç saatlik iş kaybını göze alabilirsin, sistem çökerse ilk kimi arayacaksın, geri yükleme en son ne zaman denendi.

Bu altı satır, kötü günde herkesin şaşkın şaşkın birbirine baktığı yarım günü kurtarır. Yılda bir gözden geçir; yeni bir program aldıysan ya da işin büyüdüyse satırlar da değişir. Bir de şunu ekle: yedeği kim kontrol ediyor. Sahibi olmayan iş yapılmaz, yedekleme de en kolay unutulan iştir.

Bir de şu var: kimin elinde

Programın bir yerde barındırılıyorsa, yedeğin kimde olduğunu ve istediğinde onu indirip indiremeyeceğini bil. "Onlar yedekliyordur" cümlesi bir plan değildir. Sözleşmede yazıyor mu, ne sıklıkla alınıyor, ne kadar geriye dönülebiliyor, sen kendi kopyanı alabiliyor musun — bunlar sorulacak sorular.

Biz nasıl yapıyoruz

Kurduğumuz sistemleri kendi sunucumuzda barındırıyoruz ve yedeklemeyi işin parçası sayıyoruz: veritabanı ve yüklenen dosyalar düzenli aralıkla, sunucunun dışında ayrı bir yerde tutuluyor, geri yükleme deneniyor. Müşteri isterse kendi kopyasını da alabiliyor; veri onun, rehin değil. Nasıl işler yaptığımıza teslim ettiğimiz işlerden bakabilirsin. Şu an kullandığın programın yedeği var mı, varsa geri yüklenebiliyor mu bilmiyorsan bize yaz; bunu birlikte kontrol etmek yarım saatlik iştir, kaybedince toparlamak haftalar sürer.