Büro içinde iş paylaşımı ve stajyer koordinasyonu

"Ben sana söylemiştim" bürosu

Büro içinde iş paylaşımı çoğu zaman koridorda, telefonda ve mesaj gruplarında yapılır. Sabah bir avukat stajyere "bugün adliyeye uğrarsan şu dosyaya bak" der. Öğlen bir başka avukat aynı stajyere iki tebligat işi verir. Akşam ilk avukat dosyayı sorduğunda stajyer adliyeye vakit bulamadığını söyler. Kimse yalan söylememiştir, kimse tembellik etmemiştir. Sadece iş, söylendiği anda havada kalmıştır.

Birkaç avukatın ve bir ya da iki stajyerin çalıştığı bir büroda bu durum her hafta yaşanır. Sorun kişilerde değil, işin nasıl verildiğinde. Bu yazıda büro içinde iş vermenin, takip etmenin ve stajyerle çalışmanın daha az kayıplı bir yolunu anlatıyoruz.

Sözlü verilen iş, verilmemiş iştir

İlk kural sert ama basit: yazılı bir yere düşmeyen iş, verilmiş sayılmaz. Bu yazılı yer bir defter, ortak bir tablo, bir iş listesi ya da büronun kullandığı bir sistem olabilir. Önemli olan herkesin aynı yere bakması.

Bir işin kayda girmesi için dört bilgi yeter:

• Ne yapılacak: "Dosyaya bak" değil, "esas defterinden son ara kararı öğren ve dosyaya not düş"
• Hangi dosya: büronun iç dosya numarasıyla
• Kim yapacak: tek bir kişi; "stajyerler" ya da "biriniz" değil
• Ne zamana kadar: gün ve mümkünse saat

İşi veren kişi de kayıtta görünmeli. Stajyer bir soruyla takıldığında kime döneceğini bilmeli, iş bitince kime haber vereceğini de.

Sözlü konuşma yasak değil elbette. Koridorda konuşulur, hemen ardından iki satır olarak listeye yazılır. Bu yazma işini işi veren yapmalı, alan değil. Veren yazarsa ne istediğini netleştirmek zorunda kalır.

Bitti ne demek

Bir işin "bitti" sayılması için neyin olması gerektiği baştan söylenmezse, iki taraf farklı şeyler anlar. Avukat için "dilekçe taslağını hazırla" işi, kaynakları kontrol edilmiş, dosyadaki bilgilerle uyumlu, okunabilir bir metindir. Stajyer için ise bir önceki benzer dilekçenin üzerinden geçilmiş bir dosya olabilir.

İş verirken bitiş tanımını bir cümleyle eklemek çoğu yanlış anlamayı önler:

• "Taslak hazırlanınca ortak klasöre koy ve bana mesaj at; ben okuyup döneceğim."
• "Adliyede dosyayı inceledikten sonra son durumu dosya notuna yaz; fotokopi gerekmiyor."
• "Tebligat çıktıysa tarihini kayda gir, çıkmadıysa neden çıkmadığını öğren."

Bu cümle, işin yarım bırakıldığı yeri de görünür kılar. "Adliyeye gittim ama kalem kapalıydı" bir bitiş değil, bir ara durumdur ve listede öyle görünmelidir.

Stajyerle çalışmanın kendi kuralları

Stajyer büronun en çok iş alan ama en az bilgiyle çalışan kişisidir. Birden fazla avukattan iş alır, hangisinin öncelikli olduğunu çoğu zaman kendisi tahmin etmek zorunda kalır. Bu tahmin yanlış çıktığında suç da genellikle ona kalır.

Birkaç düzenleme bu yükü hafifletir:

• Öncelik kimin işi: Stajyere aynı gün birden fazla avukat iş veriyorsa, sıralamayı stajyere bırakmayın. Bir avukat ya da büro sorumlusu günün önceliğini belirlesin.
• Yetki sınırı yazılı olsun: Stajyerin tek başına yapabileceği ve yapamayacağı işlerin sınırı mevzuatla çizilidir. Büro bunun üstüne kendi kurallarını da koyar: müvekkille hangi konularda konuşabilir, hangi evrakı kendi gönderebilir, hangi işte mutlaka avukata sormalı. Bunları bir sayfaya yazıp ilk gün verin.
• Soru sormak için bir saat: Stajyerin gün içinde avukatı sürekli bölmesi de, hiç soramadan yanlış yönde ilerlemesi de kayıptır. Günün belli bir saatinde kısa bir soru-cevap zamanı ayırmak ikisini de azaltır.
• Geri bildirim yazılı kalsın: Bir taslağa yapılan düzeltmeler, aynı hatanın bir sonraki taslakta tekrarlanmaması için kısa bir not olarak stajyere iletilsin.

Stajyerin yaptığı işin avukat tarafından kontrol edilmesi bir formalite değildir. Kontrol adımı da iş listesinde ayrı bir satır olarak durursa, "stajyer hazırladı, kimse bakmadan gitti" durumu yaşanmaz.

Adliye işlerini tek listede toplayın

Büronun dışarıda yapılan işleri, yani adliye, icra dairesi, noter, tapu ve benzeri kurumlara gidişler, iş paylaşımının en dağınık kısmıdır. Her avukat kendi dosyası için stajyerden bir şey ister, stajyer gün içinde aynı adliyeye iki kez gider ya da tersine bir işi unutur.

Bunu düzeltmenin yolu, dışarıda yapılacak işleri ayrı bir listede toplamaktır. Liste kuruma göre gruplanır: aynı adliyedeki üç iş tek seferde yapılır. Her işin yanında hangi dosya olduğu, ne istendiği ve kimin istediği yazar. Stajyer sabah listeyi alır, akşam her satırın karşısına sonucu yazar.

Bu liste aynı zamanda büronun hafızasıdır. Hangi dosyada en son ne zaman inceleme yapıldığı, hangi evrakın hangi gün teslim edildiği bu kayıtlardan görülür.

Mesaj grubu iş takibi değildir

Çoğu büroda iş paylaşımının fiili aracı bir mesajlaşma grubudur. Hızlıdır, herkes oradadır. Ama grup, iş takibi için uygun değildir. Bir iş, yirmi mesaj sonra kaybolur. Kimin üstlendiği belli olmaz. İşin bitip bitmediği ancak birisi sorarsa anlaşılır. Müvekkil bilgisi kişisel telefonlarda, kontrolsüz biçimde dolaşır.

Grup duyuru ve acil haber için kalabilir. İş ise listeye yazılır. Grupta verilen bir iş varsa, işi veren onu listeye de geçirir. Kimin neyi ne zaman yaptığının izinin kalması, hem büro içi düzen hem de hesap verebilirlik açısından önemlidir. Bu konuyu personel yetkilendirme yazımızda genel olarak ele aldık.

Devir ve izin dönemleri

İş paylaşımının en çok aksadığı zamanlar izin, hastalık ve stajyer değişimidir. Giden kişinin aklındaki iş, yerine gelen kişiye geçmez. Bunun için kısa bir devir notu alışkanlığı yeterli: açık işler, bekleyen cevaplar, yaklaşan tarihler ve kime ne söz verildiği. İş listesi düzenli tutuluyorsa devir notunun büyük kısmı zaten hazırdır.

İşleri, dava dosyalarını, duruşma takvimini ve süreleri aynı yerde tutmak bu devri kolaylaştırır. Adliom, dava dosyası, süre takibi ve hatırlatma ile müvekkil geçmişini bir arada tutan, büronun kendi sunucusunda çalışan bir yazılım olarak bu ihtiyaç için geliştirildi.

Bu hafta başlamak için

1. Büronun tek bir iş listesi olsun; herkes oraya baksın.
2. Her iş için ne, hangi dosya, kim ve ne zamana kadar bilgisi yazılsın.
3. İşi veren, bitiş tanımını bir cümleyle eklesin.
4. Stajyerin günlük önceliğini bir kişi belirlesin.
5. Stajyerin yetki sınırlarını bir sayfaya yazın.
6. Dışarıda yapılacak işleri kuruma göre ayrı bir listede toplayın.
7. Mesaj grubunda verilen işi listeye geçirmeyi alışkanlık hâline getirin.

İlk haftalarda liste eksik tutulacaktır. Bu normal. Önemli olan, bir iş unutulduğunda "kimse söylemedi" yerine "listeye yazılmamış" denebilmesi. Sorun o zaman kişide değil, yöntemde aranır ve yöntem düzeltilebilir.