Hazır paket mi, özel yazılım mı?
İkisi de yazılım ama aldığın şey farklı
Hazır paket, binlerce işletmenin ortak ihtiyacına göre yazılmış, aylık veya yıllık ücretle kullandığın bir program. Özel yazılım mı diye soruyorsan, o da senin işinin akışına bakılarak sıfırdan yazılan, sana ait bir program. İlk fark fiyat değil: kimin kime uyacağı. Hazır pakette sen yazılıma uyarsın, özel yazılımda yazılım sana uyar. Doğru cevap işine göre değişir; ikisi de her yerde doğru değil.
Hazır paket nerede fazlasıyla yeter
Fatura kesmek, ön muhasebe tutmak, cari hesap işlemek, e-fatura ve e-arşiv göndermek gibi işler her işletmede aşağı yukarı aynıdır. Biçimi devlet belirlemiştir; senin lastikçi olman faturanın satırlarını değiştirmez. Böyle işlerde hazır paket almak akıllıcadır. Kimse kendine e-fatura programı yazdırmasın; yazdırırsa mevzuat her değiştiğinde masrafı kendi cebinden öder.
Aynı şey basit bir tanıtım sitesi ya da tek kişilik bir randevu takvimi için de geçerli. Ay sonunda ödediğin para, birinin o programı senin için sürekli güncellemesinin bedeli. Ucuz olduğu için değil, iş gerçekten standart olduğu için mantıklı.
Nerede tıkanıyor
Tıkanma hep aynı yerden başlar: işinin herkese benzemeyen kısmından.
Sürücü kursu işletiyorsun. Kursiyerin kalan direksiyon saatleri, eğitmenin boş vakti, aracın müsaitliği ve sınav tarihi aynı anda tutmak zorunda. Hazır randevu programı "saat 14.00 dolu mu" sorusunu cevaplar; "bu kursiyerin kalan sekiz saati, bu eğitmenle, bu araçla, sınavdan önce nasıl sığar" sorusunu cevaplamaz.
Lastikçisin. Müşterinin dört lastiğini kışın deponda tutuyorsun. Programda "stok" var ama senin ihtiyacın stok değil: hangi müşterinin lastiği, hangi rafta, hangi diş derinliğinde, ne zaman geri takılacak. Bunu hazır paketin stok ekranına sıkıştırmaya çalışırsan hepsi "açıklama" alanına yazılır, sonra da o açıklamayı kimse aramaz.
Veterinersin. Aşı takvimi, hastanın kilo geçmişi, sahibinin telefonu ve gelecek ayki hatırlatma birbirine bağlı şeyler. Program bunları üç ayrı yerde tutuyorsa hatırlatmayı yine sen elle yaparsın; unuttuğun gün de hasta gelmez.
"Şimdilik idare ederiz"in faturası
Yazılım yetmeyince kimse programı bırakmaz, yanına bir şey ekler. Önce bir Excel dosyası açılır. Sonra bir WhatsApp grubu kurulur. Sonra kasanın yanına bir defter konur. Üç ay sonra aynı bilgi üç yerde durur ve hiçbiri diğerini tutmaz.
Bu maliyet fatura olarak gelmediği için görünmez. Ama her gün birinin yarım saatini alır, arada bir müşteri kaybettirir, yılda bir de "biz bunu kime söz vermiştik" tartışması çıkarır. Hangi işleri yaptığımızı buradan görebilirsin.
Özel yazılımın dürüst tarafı
Özel yazılım da sihirli değil. İlk maliyeti hazır pakete göre yüksektir, çünkü baştan yazılıyor. Yazıldıktan sonra bakım ister: çalıştığı sunucu, güncellemeler, yedekler. Bir de onu yazan kişiyle çalışmaya devam edersin; o ilişkinin sağlam olması gerekir, yoksa program çalışsa bile bir yıl sonra kimse dokunamaz hale gelir.
Karşılığında aldığın şey şu: ekranlar senin işinin sırasına göre dizilir, kimsenin doldurmadığı otuz alanla uğraşmazsın, veri senindir ve istediğin gün başka bir yere taşırsın. "Bu özellik yok" cevabı yerine "ne zaman eklenir" konuşması yaparsın.
Aylık kira mı, bir kerelik mi
Para tarafında da iki ayrı mantık var. Hazır pakette aylık ödersin; ödemeyi kestiğin gün erişimin biter ve genelde veriyi dışa aktarmak için son bir süre verilir. Bu kötü bir şey değil, ama şunu bilerek gir: yıllara yayınca toplam rakam sandığından yüksek çıkar ve fiyatı belirleyen sen değilsin.
Özel yazılımda parayı önden verirsin, program senindir, sonrasında bakım ve sunucu masrafı devam eder. Burada da bilinmesi gereken şu: "bir kere yaptırdım, bitti" diye bir şey yok. İşin değişir, mevzuat değişir, telefonlar değişir; programın da değişmesi gerekir. Doğru soru "hangisi ucuz" değil, "üç yıl sonra hangisinin altından kalkarım" sorusudur.
Karar vermeden önce dört soru
Şunlara dürüst cevap ver:
- Bu iş gerçekten sana mı özel, yoksa herkes böyle mi yapıyor? Muhasebe herkeste aynıdır, deponun düzeni sana özeldir.
- Programın dışında kaç tane Excel dosyası, defter ve WhatsApp grubu dönüyor? Sayısı arttıkça yazılım işine yetmiyor demektir.
- Hazır paketi gerçekten denedin mi? Denemeden özel yazılım yaptırmak, ihtiyacı tahmin etmektir; tahmin de para yakar.
- İşin büyüyünce bu düzen büyür mü? İkinci şubede, ikinci çalışanda ne olacağını bugünden düşün.
Çoğu işletme için doğru cevap ikisinden biri değil. Standart işler hazır pakette kalır, işin kendine has kısmı için ayrı bir program yazılır. Bu ikisinin birbirine bakması gerekiyorsa o da konuşulur; ama önce hangi bilginin nerede duracağına karar vermek gerekir.
Biz nasıl bakıyoruz
Biz İstanbul'da tek kişilik bir yazılım stüdyosuyuz; iş takip, randevu, stok, sipariş ve rezervasyon sistemleri kuruyoruz. İlk görüşmede "sana özel yazılım gerekmiyor" dediğimiz de oluyor, çünkü hazır paketle çözülecek bir işe program yazdırmak parayı boşa harcamaktır. Nasıl işler çıkardığımızı teslim ettiğimiz işlerde görebilir, hangi konularda çalıştığımıza hizmetler sayfasından bakabilirsin. Kendi durumunun hangisine girdiğinden emin değilsen bize yaz; yarım saatlik bir konuşmada çoğu zaman belli oluyor.