ERP Nedir ve İşletmelere faydaları

ERP nedir

ERP, Enterprise Resource Planning — Türkçesiyle kurumsal kaynak planlaması. İsmi büyük fabrikaları çağrıştırıyor ama sorduğu soru her ölçekte aynı: işletmenin farklı bölümleri aynı bilgiye mi bakıyor?

Stok bir yerde, satış başka yerde, muhasebe üçüncü bir yerde tutuluyorsa cevap hayır. ERP, bu ayrı defterleri tek bir sisteme bağlayan program.

Ayrı defterlerin gerçek maliyeti

Küçük bir işletmede bu genelde şöyle görünür: satışlar bir Excel'de, stok başka bir Excel'de, cari hesaplar muhasebecinin programında.

Sabah bir ürün satılıyor. Satış Excel'ine yazılıyor. Stok Excel'inden düşülmesi gerekiyor ama yoğunluktan akşama kalıyor. Akşam unutuluyor. Ertesi gün müşteri o üründen istiyor, sistemde "var" görünüyor, depoda yok.

Kimse hata yapmadı. İki defter arasındaki mesafe hatayı üretti.

Bu mesafenin faturası üç yerden çıkar: satılamayan mal, satılabilecekken satılmayan mal ve iki defteri karşılaştırmak için harcanan saatler. Üçüncüsü en sinsi olanı, çünkü çalışma saati olarak görünmez.

ERP hangi parçaları bir araya getiriyor

Her işletmede hepsi gerekmez; ihtiyaç duyulan modül alınır.

Stok ve depo. Ne var, nerede, ne kadar kaldı. Satış yapıldığı anda düşer, mal girdiği anda artar. Elle aktarım yok. Barkodlu takibin sayımı neden düzelttiğini ayrı bir yazıda anlattık.

Satış ve sipariş. Sipariş alındığından teslim edildiğine kadar hangi aşamada. Kimin siparişi bekliyor, hangisi hazırlanıyor.

Satın alma. Hangi tedarikçiden ne alındı, hangi fiyata. Aynı malı iki tedarikçiden farklı fiyata aldığınızı ancak kayıt varsa görürsünüz.

Finans. Kasa, alacak, borç. Kârlılığı ürün ürün görmek — çok satan malın kâr getirdiğini varsaymak sık yapılan bir hata.

Personel. Kim ne zaman çalıştı, kim hangi işlemi yaptı. Yetkilendirmenin neden önemli olduğunu şurada yazdık.

Üretim. Üretim yapıyorsanız hangi hammadde ne kadar, hangi iş emri nerede.

Faydası nerede somutlaşıyor

Sayım tutar. Sistemdeki rakamla depodaki rakam birbirini tutar. Tutmadığında nerede ayrıldığını görürsünüz.

Ay sonunu beklemezsiniz. Bu ay ne kadar sattığınızı, ne kazandığınızı ayın on beşinde de görebilirsiniz. Zararı ay sonunda öğrenmek, öğrendiğinizde yapabileceğiniz bir şeyin kalmaması demek.

Aynı veriyi iki kere girmezsiniz. Satış kaydı stoğu da, cariyi de, kasayı da günceller. İnsan hatasının en büyük kaynağı olan tekrar girişi ortadan kalkar.

Kim ne yaptı belli olur. Fiyatı kim değiştirdi, iskontoyu kim verdi, stok düzeltmesini kim yaptı. Suçlu aramak için değil; hatayı bulup düzeltebilmek için.

"Bize büyük gelmez mi"

Bu, en sık duyduğumuz soru. ERP kelimesi büyük kurumlarla anıldığı için küçük işletmeler kendine yakıştıramıyor.

Oysa mesele büyüklük değil, karmaşıklık. Tek tezgâhta tek ürün satıyorsanız bir defter yeter. Ama üç raf, iki tedarikçi, kampanyalı fiyat ve iade süreciniz varsa defter zaten tıkanmıştır; siz farkına varmasanız da açık verir.

Doğru yaklaşım bütün modülleri birden almak değil. En çok kanayan yerden başlanır — çoğu işletmede bu stok — çalıştığı görülür, sonra üstüne eklenir.

Kurulumda en sık yapılan hata

ERP projelerinin tıkandığı yer neredeyse hiç yazılım olmuyor; başlangıç verisi oluyor.

Sistem kuruluyor, sonra "stokları girelim" deniyor ve o an depoda gerçekte ne olduğunu kimsenin tam bilmediği ortaya çıkıyor. Yanlış rakamla başlayan sistem ilk günden yanlış çalışıyor, birkaç hafta sonra "bu program tutmuyor" deniyor.

Doğrusu sırayı ters çevirmek: önce bir sayım yapılır, doğru rakamla girilir, ondan sonra sistem açılır. Sayımın bir günlük maliyeti, yanlış veriyle geçirilecek altı ayın yanında hiç kalır.

İkinci sık hata, herkesin her şeyi görmesi. Yetki ayrımı yapılmadan kurulan sistemde alış fiyatlarını kasiyer de görür, stok düzeltmesini herkes yapabilir. Sonradan düzeltmek, baştan kurmaktan zor.

Hazır ERP mi, size özel mi

Fatura, e-arşiv, cari hesap gibi işler her yerde aynıdır ve devlet biçimini belirler. Bunlar için hazır program alın; kendinize e-fatura yazdırmayın.

İşin size özgü kısmı ise başka: lastikçinin depoladığı müşteri lastiği, kafenin masa bazlı sipariş akışı, kliniğin randevu ve hasta geçmişi. Hazır ERP bunları "açıklama" alanına sıkıştırır ve orada kaybolur. Bu ayrımı hazır paket mi özel yazılım mı yazısında ayrıntısıyla ele aldık; teslim ettiğimiz sistemlerde de çoğunlukla ikisinin karması çıkıyor.

Nereden başlamanız gerektiğinden emin değilseniz bize yazın. Ne sattığınızı ve neyi nerede tuttuğunuzu dinleyip, gerçekten gereken en küçük adımı söyleyelim.